Conference Manager har gennem flere år hjulpet Autismeforeningen med at afholde deres årlige SIKON-konference, og i 2024 har vi igen understøttet dem i deres eventplanlægning og afholdelse for over 750 tilmeldte deltagere. Conference Manager har skabt dem et overblik og sikret, at både små og store detaljer falder på plads – fra navneskilte til hotelbookinger og adgang til det digitale program via vores event-app.
Vi har samlet nogle tips og tricks baseret på vores erfaring fra SIKON-konferencen, som kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af Conference Manager. Uanset om du planlægger en stor konference eller andre typer events som workshops, messer eller symposier, kan du finde nyttig inspiration her – måske lærer du noget nyt:
1. Få hurtige tilmeldinger med en Early-Bird-kategori
Et godt trick for at fremme tidlige tilmeldinger er at oprette en early-bird kategori med en reduceret pris for deltagere, der tilmelder sig tidligt. Det skaber et incitament for folk til at handle hurtigt, samtidig med at du hurtigere får overblik over, hvem der deltager. Sørg for at gøre early-bird-perioden og -rabatten tydelig i både invitationer og på din tilmeldingsside, og gå ind og justér prisen, når fristen udløber.
2. Lav et lækkert og overskueligt program med farvekoordinering
Til SIKON-konferencen gjorde farvekoordination af programmet det betydeligt nemmere for deltagerne at navigere mellem de forskellige programpunkter. Ved at give hvert tema sin egen farve skabte det et klart overblik og gjorde det intuitivt at finde rundt.
Brug for eksempel en særlig farve til keynote-speakernes oplæg, kombineret med beskrivende tekst og billeder, så det skiller sig ud fra workshops, paneldebatter og det ekstraordinære program.
3. Gør det muligt at vælge overnatning
Når du planlægger større konferencer, kan det være en udfordring at holde styr på deltagernes hotelbookinger. Conference Manager gør det let ved at integrere dette i tilmeldingsprocessen, så du har alt samlet ét sted.
Tilføj et ekstra trin i tilmeldingen for de deltagere, der har brug for overnatning, og deres bookingoplysninger bliver automatisk inkluderet i bekræftelsen. Samtidig får du en overskuelig liste med alle nødvendige oplysninger, som du nemt kan sende videre til hotellet.
4. Hold alle opdateret med CM Events
CM Events-appen er en smart måde at give dine deltagere adgang til alle nødvendige oplysninger, mens de er på farten. Sørg for at gennemse appen før arrangementet og opdatér Website Designer med praktisk info og eventuelle ændringer, så de slår igennem på appen. Det hjælper med at undgå misforståelser og sikrer, at deltagerne altid har adgang til det nyeste indhold samt deres tilmeldingsinfo.
Send gerne en reminder inden arrangementet og opfordr dine deltagere til at hente appen CM Events på Google Play eller App Store, så deltagerne er godt forberedt.
5. Spar tid med onsite-print af navneskilte
SIKON 2024 gjorde også brug af CM Print, som er Conference Managers onsite-printløsning til deltagernes navneskilte. Så skal de blot scannes ved ankomst, og printeren går straks i gang med at udskrive navneskiltet til deltageren onsite. Det giver især mening, hvis du har større arrangementer og flere indgange, så du sparer tid ved check-in og giver et professionelt førstehåndsindtryk.
Kontakt Customer Success, hvis du er interesseret i at høre mere om CM Print til dit arrangement.
Med disse tips er du godt rustet til at få endnu mere ud af Conference Manager, uanset om du planlægger en konference, et seminar eller noget helt tredje. Vi hjælper dig med at holde styr på alt fra tilmeldinger til afvikling, så alt glider, som det skal. Giv eventuelt Early-Bird-kategorier, farvekoordinerede programmer og automatisk print af navneskilte et skud – de små detaljer kan virkelig gøre en forskel for dine deltagere. Måske er det lige det, der giver dit næste event det ekstra pift.
Har du spørgsmål eller brug for at lære mere om, hvordan du kan få mest muligt ud af Conference Manager? Vi står i Customer Success klar til at hjælpe dig– både før, under og efter dit arrangement!
God fornøjelse med dit næste arrangement!
