Når du planlægger et arrangement, er det en god idé at tænke tilgængelighed ind fra starten. Det gælder alt fra kommunikation og deltagerregistrering til valg af venue og muligheden for digital deltagelse.
Med Conference Manager har du flere værktøjer, der kan hjælpe dig med at imødekomme forskellige behov – uden at det kræver komplicerede løsninger.
Her er 5 konkrete områder, du med fordel kan tænke ind i dit næste event – og hvordan systemet kan støtte dig.
1. Vælg et tilgængeligt venue – og kommuniker det tydeligt
Før du booker venue, bør du tjekke:
- Adgangsforhold (ramper, elevatorer)
- Handicaptoiletter
- Plads til ledsagere eller hjælpemidler
- Parkering og transportmuligheder
I Conference Manager:
➔Tilføj praktisk information og tilgængelighedsoplysninger på eventets hjemmeside eller i bekræftelsesmailen
2. Spørg ind til specifikke behov ved tilmelding
Tilgængelighed starter i tilmeldingsformularen. Spørg deltagerne direkte om:
- Behov for tegnsprogstolk, ledsager eller hjælpemidler
- Allergier eller særlige hensyn
- Ønske om digitale materialer eller skriftlig kommunikation
I Conference Manager:
➔ Tilføj brugerdefinerede informationsfelter i deltagerkategorier – fx “Har du nogle adgangsbehov?”
➔ Felterne kan vises, skjules eller gøres obligatoriske alt efter deltagerkategori
3. Gør det nemt at tilmelde en ledsager
Nogle deltagere har brug for at medbringe en ledsager. Det skal være nemt og tydeligt.
I Conference Manager:
➔ Brug ledsagerfunktionen – systemet knytter ledsageren til hoveddeltageren, så du bevarer overblikket
4. Tilbyd alternative formater – og visuel støtte
Ikke alle kan følge med i en mundtlig præsentation. Ved at tilbyde materialer i flere formater – og tænke over visuel tilgængelighed – skaber du en bedre oplevelse.
Gode praksisser kan være:
- Materialer både som PDF og ren tekst
- Undertekster på videoer
- Tegnsprogstolkning ved oplæg
I Conference Manager:
➔ Upload program og information i forskellige formater direkte på eventets hjemmeside
➔ Brug Website Designer til at sikre tydelig typografi og god kontrast
➔ Henvis til videoer eller materialer i bekræftelsen eller på downloadsiden
5. Giv mulighed for online deltagelse
Ikke alle har mulighed for fysisk fremmøde. En digital løsning gør eventet mere inkluderende.
I Conference Manager:
➔ Opret en online deltagerkategori og send særskilte bekræftelser og materialer
➔ Brug programmet til at vise, hvilke sessioner er tilgængelige online
➔ Tilføj webinarer, så deltagerne kan være med virtuelt
Små ændringer – stor effekt
Tilgængelighed behøver ikke være teknisk kompliceret. Med Conference Manager kan du nemt:
- Afklare deltageres behov
- Tilpasse tilmeldingen
- Kommunikere klart
- Og få alle til at føle sig velkomne
