Når kulturforskelle mødes – og systemet skal kunne rumme dem

Sådan planlægger du internationale events i Conference Manager

Når du planlægger et event med deltagere fra flere lande, planlægger du ikke bare for forskellige sprog – du planlægger også for forskellige forventninger, vaner og kommunikationsformer. Kulturforskelle spiller ikke kun ind i pausen eller til netværksdelen, men allerede i tilmeldingsflowet og bekræftelsesmailen.

Når deltagere fra forskellige lande mødes, bliver det tydeligt, at en tilgang, der virker naturlig for én gruppe, kan skabe forvirring eller modstand hos en anden.

Den gode nyhed? Systemet i Conference Manager er bygget til at kunne rumme forskelligheder.

Tilmelding: Hvor mange valg er for mange?

I nogle kulturer sætter deltagerne pris på fleksibilitet og mange muligheder. I andre opfattes det som langt mere professionelt, når program og tilvalg er klart defineret og styret af arrangøren.

I Conference Manager kan du fx:

• Bruge forskellige deltagerkategorier til at målrette forskellige tilmeldingsflows til forskellige grupper
• Skjule felter for bestemte deltagere – eller gøre valg obligatoriske, hvor det giver mening
• Tilbyde både automatisk bekræftelse og manuel godkendelse – alt efter, hvad der opleves som mest trygt og tillidsvækkende

Sprog og tone: Engelsk er ikke bare engelsk

Selvom engelsk ofte er det fælles sprog, varierer den ønskede tone og formidling fra land til land. Nogle deltagere forventer en direkte og afslappet stil – andre foretrækker en mere formel tilgang med klar struktur og tydelige titler.

I Conference Manager kan du fx:

• Opsætte hele dit arrangement på engelsk – både tilmeldingsformular, mails og program
• Oprette forskellige e-mailskabeloner til deltagerkategorierne, så tone og indhold matcher målgruppen
• Bruge flettefelter til at personliggøre kommunikationen – og skabe genkendelse på tværs af kulturer

Spørgsmål og feedback: Når stilhed ikke er lig med ligegyldighed

I nogle lande er det naturligt at stille spørgsmål og komme med kommentarer undervejs. I andre signalerer man respekt ved at lytte i stilhed og først reflektere bagefter. Som arrangør kan det være svært at tolke reaktionerne, hvis du ikke er opmærksom på disse forskelle.

I Conference Manager kan du fx:

• Indsamle feedback via spørgeskemaer
• Tilføje fritekstfelter i tilmeldingen, hvor deltagerne kan komme med ønsker eller kommentarer
• Bruge CM Events-app’en til løbende involvering – fx anonyme live-afstemninger og Q&As

Networking: Smalltalk eller struktur?

Networking er et centralt element i mange events – men det foregår meget forskelligt fra kultur til kultur. Nogle deltagere sætter pris på fri og uformel smalltalk, mens andre forventer en tydelig struktur og introduktion.

I Conference Manager kan du fx:

• Designe navneskilte, hvor du fx tilføjer land, titel eller deltagerkategori – som samtalestarter
• Gøre samtalekort eller netværksmateriale tilgængeligt via downloadsiden, så deltagerne kan forberede sig på forhånd
• Lade dine deltagere til- eller fravælge netværksdelen via tilvalg eller program

Gør forskellene til en styrke

Det er ikke altid let at balancere forskellige kulturer – men det er netop her, de mest spændende events opstår.
Når du skaber tydelige og trygge rammer, hvor alle deltagere kan spejle sig selv og finde deres vej ind i programmet, skaber du ikke bare et event – du skaber en oplevelse, der kan mærkes på tværs af sprog og grænser.

Og med et fleksibelt system som Conference Manager i ryggen, kan du omsætte forståelsen af kulturforskelle til helt konkrete valg – i din opsætning, kommunikation og gennemførelse.

Vil du dykke dybere ned i emnet?
På vores hjemmeside finder du artiklen Stærkere events på tværs af kulturer: Sådan gør du, som går i dybden med kulturelle forskelle og deres betydning for internationale events.