At tænke bæredygtighed ind i eventplanlægning er afgørende for både miljøet og den samlede deltageroplevelse. Ved at udnytte digitale værktøjer som Conference Manager kan du minimere ressourceforbruget og sikre en mere effektiv håndtering af tilmeldinger og deltagerdata – uden at gå på kompromis med professionaliteten. Her er en inspirationsguide til, hvordan du konkret kan gøre en forskel.
Gør papirforbruget minimalt
En af de mest oplagte måder at skåne miljøet på er at flytte så meget af tilmeldings- og deltagerhåndteringen som muligt over i et digitalt format. I Conference Manager ligger dine deltagerlister online og opdateres automatisk, hvis dine deltagere fx kan redigere i deres tilmelding – du er altså allerede godt på vej. Undgå at printe dine deltagerlister ud, men hold dig i stedet orienteret direkte i Conference Manager. Det reducerer både papirspild og risikoen for, at du står med forældede oplysninger under selve eventet. Skal du dele deltagerlister, kostpræferencer eller overnatningsvalg med eksterne leverandører, kan du dele relevante lister direkte i Conference Manager i stedet for at udskrive dem, fx ved brug af eksterne logins. Det sparer ressourcer og sikrer, at alle parter altid har de nyeste informationer.
Print kun det nødvendige
Selvom digital kommunikation er standard i 2025, kan der være situationer, hvor du alligevel har brug for at printe noget. Hvis du fx har behov for at printe navneskilte til dine deltagere, kan du med fordel vælge at bruge onsite-print gennem Conference Manager. Du kan således automatisk printe navneskilte ud i det sekund du registrerer dine deltageres ankomst. På denne måde undgår du at skulle printe alle navneskilte ud på forhånd og dermed risikere at stå med navneskilte, som du ikke skal bruge, hvis deltagerantallet ændrer sig i sidste øjeblik. Du sparer altså ikke kun papir men også tid. Kontakt os gerne, hvis du vil vide mere om onsite-print.
Bestil den rigtige mængde mad
Madspild er ofte en kilde til unødigt ressourceforbrug. Med Conference Manager kan du holde øje med, hvor mange der rent faktisk har tilmeldt sig, og hvornår der eventuelt kommer afbud. Ved løbende at justere din bestilling undgår du at ende med overskudsmad, som ender i skraldespanden. Det er desuden en fordel at spørge ind til kostpræferencer under tilmeldingen, fx ved at oprette et oplysningsfelt til dette formål, så du kun bestiller den mad, der reelt er behov for.
Tænk transport ind fra start
Hvis mange af dine deltagere kommer langvejs fra, kan transport hurtigt blive den største miljøbelastning. Vælg et venue, som er nemt at nå med offentlig transport, og giv klar besked om de muligheder, der findes for fælles transport eller samkørsel. Du kan fx tilføje et transporttilvalg i Conference Manager, således at du kan planlægge samkørsel for dine deltagere, hvis de ønsker det. Du kan enten gøre tilvalget gratis, hvis dette er noget, du ønsker at betale, eller du kan vælge, at det skal koste penge, hvis deltagerne selv skal betale. På denne måde bliver det lettere at koordinere og reducere det samlede CO₂-aftryk.
Opsamling og forbedring
Hver gang du afholder et event, kan du bruge tallene fra Conference Manager til at evaluere, hvor godt det lykkedes at begrænse unødig ressourcebrug. Hvor mange meldte afbud i sidste øjeblik, og fik du reduceret madbestillingen i tide? Havde folk mulighed for samkørsel, og udnyttede de den? Fik du kommunikeret mulighederne ordentligt ud til dine deltagere? Svarene på disse spørgsmål gør det lettere at forbedre processen næste gang og løbende gøre dine events endnu grønnere.
At arrangere et mere bæredygtigt event handler ikke kun om at droppe plastikglas eller sortere affald. Det handler i lige så høj grad om at planlægge hele forløbet digitalt og dataunderstøttet, så du minimerer forbrug, skaber en bedre oplevelse for deltagerne og udnytter de digitale værktøjer, du allerede har adgang til – Conference Manager gør det nemmere for dig at arbejde i netop den retning.
