Som arrangører kender vi alle frustrationen, når gæster ikke dukker op. Det kan føles som et stort tilbageslag og forstyrre al vores omhyggelige planlægning. Men her kommer nogle tips fra Customer Success-teamet, som forhåbentlig gør dette til fortid!
Nye undersøgelser viser, at brugen af event management-platforme som Conference Manager kan sænke no-show-raterne drastisk. Faktisk oplever mange arrangører et fald i no-shows på op til 90 % takket være sådanne værktøjer. Hele 8 ud af 10 eventprofessionelle rapporterer om så markante forbedringer, og det hele på grund af smarte påmindelses- og follow-up-systemer.
Hvordan fungerer dette “vidundermiddel”? Disse platforme bruger automatiserede påmindelser og follow-ups for at holde deltagerne engagerede og forpligtede. Det hjælper ikke kun med at få flere til at deltage, men gør også hele processen mere bekvem for alle involverede. Her er et par tips til, hvordan du kan forhindre no-shows ved hjælp af Conference Managers funktioner:
- Opret mødeindkaldelser: Når deltagere tilmelder sig dit event, kan du automatisk sende dem en mødeindkaldelse, så de nemt kan tilføje begivenheden til deres kalender. På den måde glemmer de ikke, hvornår det finder sted!
- Send påmindelser: Send relevante informationer til deltagerne nogle dage før arrangementet. Du kan sende en generel påmindelse til alle tilmeldte eller skræddersy e-mails til forskellige grupper. Sørg for at personliggøre med flettefelter, så det føles som om, du taler direkte til dem.
- Planlæg dine e-mails på forhånd: Lige før et event er der altid meget at gøre. Spar dig selv for noget stress ved at planlægge dine e-mails i Conference Manager på forhånd. Du kan præcist vælge den dag og tid, når de skal sendes!
- Indsæt en nem afmeldingsmulighed: For at holde styr på, hvem der reelt kommer, bør du indsætte et link i dine e-mails, hvor deltagerne kan afmelde sig, hvis deres planer ændrer sig. Sørg for, at du har aktiveret afmeldingsmuligheden i grundopsætningen – det holder din deltagerliste opdateret, og måske frigør det en plads til en anden.
- Send SMS-opdateringer: Til sidste detaljer eller vigtige påmindelser kan en SMS være guld værd for at sikre, at deltagerne ikke går glip af vigtig information såsom mødested eller ændringer i tidsplanen. Husk at tilføje mobilnummer-feltet ved tilmelding, så du har telefonnumrene klar, når tiden er inde.
No-shows behøver ikke at være en fast og uundgåelig del af eventplanlægning. Med de rigtige værktøjer og strategier kan du sikre bedre fremmøde, holde deltagerlisterne opdaterede og få dine events til at glide nemmere. Så kast dig ud i fordelene ved eventteknologi, så du undgår stress og uforudsigelige no-shows.
Forfatter: Guðrið Simonsen
Dato: 19.08.2024
