Små detaljer, der gør en stor forskel – og sparer dig for store udfordringer på dagen
Når alt går godt, bemærker ingen, hvor meget arbejde der ligger bag. Men som eventplanlægger ved du, at ro og overskud ikke kommer af sig selv. Det kræver struktur, test – og et system, der understøtter dine valg.
Her får du en praktisk tjekliste, der hjælper dig med at planlægge dit næste arrangement i Conference Manager:
1. Vær ude i god tid
Systemet kan meget, og det fungerer bedst, når du har tid til at opbygge det ordentligt. Har du sikret, at du og dine kolleger kan logge ind i Conference Manager og har adgang til arrangementet? Har du testet eksterne logins og ankomstregistrering? Skal du printe on-site, og har du afprøvet, at det virker? Har du testet Wi-Fi-forbindelsen på stedet? Jo tidligere du starter, desto mere tid har du til at være kreativ og rette eventuelle fejl.
2. Opret en testtilmelding til dig selv
Når du opretter mailskabeloner, kan du sende et preview til dig selv for at tjekke layout, formatering og billeder. Men vær opmærksom på, at previews ikke viser unikke links, der fx genereres hvis en deltagerkategori kræver invitation fra systemet. Derfor: Opret dig selv som testdeltager, gennemfør hele tilmeldingen og send mailen “rigtigt” via systemet. På den måde tester du både indhold, links og adgang præcis, som dine deltagere oplever det, samtidig med, at du kan se hvordan tilmedinger fremgår for dig som arrangør i Conference Manager. Har du ankomstregistrering eller on-site-print, er det også vigtigt at teste det gennem din egen tilmelding og på denne måde simulere hele dit arrangementsflow fra start til slut.
3. Bed om deltagernes mobilnummer
Mobilnummeret kan være afgørende i sidste øjeblik. Hvis der opstår ændringer på eventdagen, kan du sende en SMS direkte fra systemet – husk at bruge oplysningsfeltet Mobilnummer, som er et standardfelt.
4. Upload materialer, før deltagerne spørger efter dem
Slides, menu eller praktiske oplysninger – upload dem til downloadsiden allerede inden arrangementet. Gør det let for deltagerne at finde materialerne via mail eller app.
5. Husk at rydde op, hvis du kopierer et arrangement
Conference Manager gør det nemt at genbruge tidligere arrangementer – men husk at gennemgå alt grundigt, før du åbner for tilmelding. Tjek fx:
- Er datoer, lokation og tider opdateret?
- Ligger der gamle tilvalg, navneskilte eller materialer?
- Er mailskabeloner opdaterede og stadig relevante?
- Skal deltagerkategorierne justeres?
- Gemmer der sig en mødeindkaldelde fra det tidligere arrangement?
6. Gå alle faner igennem – hele vejen
Inden du offentliggør dit arrangement, er det vigtigt at gennemgå hele opsætningen – faneblad for faneblad. Gennemgå fx:
- Dine deltagerkategorier og oplysningsfelter
- Program og tilvalg
- Eventuel betaling og fakturering
- Alle sider på dit website
- Mails og påmindelser
Jo bedre du kender systemets muligheder, desto lettere bliver det at håndtere ændringer hurtigt og effektivt.
Forfatter: Elisabeth Bjørn Andersen
Dato: 08.05.2025
