At planlægge et arrangement kan være spændende, men også lidt nervepirrende, især når det kommer til budgettet. Uanset om du arrangerer et firmaevent, et bryllup eller en anden særlig sammenkomst, kan det gøre en stor forskel at være smart med dine udgifter. I dette blog-indlæg deler vi 5 praktiske tips til at holde omkostningerne nede. Alt fra at sætte et klart budget og vælge den rigtige dato til at forhandle med leverandører og digitale løsninger, vil disse idéer hjælpe dig med at få mest muligt ud af dit budget.
Start med et klart budget
Vigtigheden af et veldefineret budget kan ikke understreges nok. Vær opmærksom på, hvor mange midler du har, inden du begynder at booke leverandører eller købe ind. Brug en event management-platform til at opdele alle potentielle udgifter, fra lokaleleje til dekorationer og personaleomkostninger. Et klart budget giver dig mulighed for at se, hvilke områder der sluger mest af pengene, og hvor du har lidt rum til større armbevægelser. Husk at have en nødreserve til uventede udgifter – typisk omkring 10% af dit samlede budget.
Vælg din dato nøje
Datoen for dit event kan have stor indflydelse på omkostningerne. I weekender eller sommermåneder er efterspørgslen høj, hvilket ofte betyder højere priser for lokaler og leverandører. Hvis du kan, så planlæg events i lavsæsonen for at få de bedste priser. For firmaevents kan midt på ugen være ideelt, mens bryllupper ofte fungerer godt en fredag aften eller søndag. Det sparer ikke kun på bookinggebyrerne, men giver dig også mere forhandlingskraft med leverandørerne.
Forhandl med leverandører
Accepter aldrig den første pris, du får. Alt i eventplanlægning kan forhandles. Når du taler med leverandører, så fortæl dem, at du overvejer flere muligheder, og spørg, om de kan tilbyde dig en bedre pris. Vær respektfuld, men bestemt, og sørg for at kommunikere dine budgetgrænser. Nogle leverandører er villige til at give rabatter for samlede løsninger eller i lavsæsonen. In-Kind Sponsorship kan også være en mulighed, hvor en leverandør tilbyder sine tjenester til en nedsat pris i bytte for omtale.
Overvej digitale løsninger
Digitale invitationer, programmer og takkebreve på mail kan spare dig for hundrede (eller endda tusinde) kroner på trykke- og forsendelsesomkostninger.
Udnyt sociale medier og event management-platforme til at promovere dit event, lav en landing page til arrangementer, design billetter med din visuelle identitet og håndter tilmeldinger digitalt. At gå digitalt er ikke kun en økonomisk gevinst, men tilføjer også bekvemmelighed for både dig og deltagerne, og så er det ovenikøbet også bedre for miljøet.
Lav dekorationer selv
Med lidt kreativitet og indsats kan hjemmelavede dekorationer give dit event et personligt og unikt præg. Brug ressourcer som Pinterest til inspiration og køb ind i større mængder. Få hjælp fra frivillige eller et kreativt team til at lave disse elementer. Vær dog realistisk omkring, hvad du kan lave selv; nogle gange er det bedre at hyre en professionel, især hvis opgaven er for stor eller uden for dine kompetencer.
Man kan sagtens afholde et fantastisk arrangement, der ikke sprænger budgettet. At planlægge arrangementer handler ikke kun om at vælge det rigtige lokale eller menu; det handler om at få hver krone til at tælle. Med disse tips kan du styre omkostningerne uden at gå på kompromis med kvaliteten.
