Velkommen til startup-guiden til Conference Manager! Denne guide vil tage dig igennem hvert trin i opsætning og administration af dit arrangement. Du bliver guidet i, hvor du indtaster arrangementsoplysninger, opretter dit arrangementswebsite, sender invitationer, administrerer deltagerlister og følger op på svar. Lad os komme i gang og gøre planlægningen af dit arrangement både enkel og effektiv!
Log ind
Når du er blevet tilmeldt Conference Manager, modtager du en velkomstmail med dine login-oplysninger. Du vil modtage et mildertidigt password, som du kan logge ind med første gang, og herefter vil du blive bedt om at oprette et password, som du skal bruge fremover, når du logger ind.
Opret arrangement
Når du er logget ind, kan du oprette dit første arrangement. Klik på Opret nyt arrangement og indtast herefter oplysninger for dit arrangement.
Når du har oprettet dit arrangement og er inde på det, kan du starte med at klikke på fanen Arrangementet. Her skal du gennemgå alle underfanerne fra Grundopsætning til Bekræftelse og billet. Dette sikrer, at alle relevante oplysninger om arrangementet er på plads, inden du går videre til aktiveringsfasen.
Når du har oprettet dit arrangement og er inde på det, kan du starte med at klikke på fanen Arrangementet. Her skal du gennemgå alle underfanerne fra Grundopsætning til Bekræftelse og billet. Dette sikrer, at alle relevante oplysninger om arrangementet er på plads, inden du går videre til aktiveringsfasen.
Grundopsætning
Under fanen Grundopsætning skal du vælge det ønskede sprog for websitet samt angive, om arrangementet er gratis eller koster penge. Hvis du vælger at angive priser, skal du også bestemme, hvilken valuta priserne skal vises i. Bemærk, at hvis arrangementet har priser, vil der automatisk blive tilføjet en ekstra fane i højre side med titlen Betaling. Her kan du vælge de betalingsmuligheder, som deltagerne skal have adgang til.
Deltagerkategorier
Under fanen Grundopsætning → Deltagerkategorier kan du tilføje forskellige deltagerkategorier og de oplysningsfelter, der er nødvendige for at indsamle den ønskede information om dine deltagere. Når du tilgår dine deltagerkategorier første gang, vil du have en deltagerkategori der hedder Standard. Du kan ændre navnet på denne samt tilføje flere kategorier, hvis du ønsker at differentiere tilmeldingsprocesserne eller give adgang til særlige arrangementskoder for lukkede grupper.
Deltagerkategorier
Under fanen Grundopsætning → Deltagerkategorier kan du tilføje forskellige deltagerkategorier og de oplysningsfelter, der er nødvendige for at indsamle den ønskede information om dine deltagere. Når du tilgår dine deltagerkategorier første gang, vil du have en deltagerkategori der hedder Standard. Du kan ændre navnet på denne samt tilføje flere kategorier, hvis du ønsker at differentiere tilmeldingsprocesserne eller give adgang til særlige arrangementskoder for lukkede grupper.
Tilvalg og overnatning
Tilvalg
Under Tilvalg har du mulighed for at tilføje tilvalg til dit arrangement som fx mulighed for transport. Du kan vælge, om tilvalget skal kunne fravælges, og om det skal koste penge.
Overnatning
Hvis dine deltagere skal have mulighed for at overnatte på et eller flere hoteller, kan du benytte fanen Overnatning til at bede deltagerne vælge, hvilket slags værelse eller hvilket hotel de vil overnatte på, og på den måde indsamle data, som du kan videregive til hotellerne, så de kan fordele deltagerne på de ønskede værelser.
Under Tilvalg har du mulighed for at tilføje tilvalg til dit arrangement som fx mulighed for transport. Du kan vælge, om tilvalget skal kunne fravælges, og om det skal koste penge.
Overnatning
Hvis dine deltagere skal have mulighed for at overnatte på et eller flere hoteller, kan du benytte fanen Overnatning til at bede deltagerne vælge, hvilket slags værelse eller hvilket hotel de vil overnatte på, og på den måde indsamle data, som du kan videregive til hotellerne, så de kan fordele deltagerne på de ønskede værelser.
Program
Under fanen Program kan du oprette og tilpasse programpunkter til dit arrangement. Du kan nemt rette og tilføje beskrivelser og billeder til hvert punkt samt give dine deltagere mulighed for at vælge hvilke programpunkter, de vil deltage i.
Bekræftelse og billet
Under Bekræftelse og billet finder du underfanen Ordrebekræftelse. Her kan du oprette en ordrebekræftelse, som sendes ud sammen med din bekræftelsesmail, når dine deltagere tilmelder sig dit arrangement. Du har mulighed for at vælge, hvad der skal fremgå på bekræftelsen samt at tilpasse udseendet med logo og fritekst.
Hvis du har aktiveret betaling og bruger Conference Manager Payment Management på dit arrangement, vil du også have underfanen Invoice, hvor du kan vælge, hvilke oplysninger der skal vises på de fakturaer, der sendes ud.
I underfanen Billet kan du på samme måde oprette og designe en billet med en stregkode eller QR-kode, som sendes til dine deltagere sammen med bekræftelsen.
Hvis du har aktiveret betaling og bruger Conference Manager Payment Management på dit arrangement, vil du også have underfanen Invoice, hvor du kan vælge, hvilke oplysninger der skal vises på de fakturaer, der sendes ud.
I underfanen Billet kan du på samme måde oprette og designe en billet med en stregkode eller QR-kode, som sendes til dine deltagere sammen med bekræftelsen.
Website
Under Website, ved siden af Arrangementet, kan du sætte dit website op. Under fanen Grundopsætning og underfanen Website-opsætning skal du starte med at vælge, om websitet skal være åbent for alle eller kun skal kunne tilgås, hvis man er inviteret gennem systemet eller har en arrangementskode. Angiv den ønskede webadresse på dit arrangement samt en kontaktmail, som deltagerne kan bruge til at komme i kontakt med dig.
Under Tekster kan du redigere de standardtekster, der skal vises på din begivenhed – enten på hjemmesiden eller i dine e-mails.
Under Mødeanmodninger kan du oprette en anmodning, som deltagerne kan tilføje direkte til deres kalendere.
Design og aktivering
Under fanden Design og aktiviering kan du åbne din Website-Designer, som du her også kan finde en quick-guide til. Her kan du ligeledes aktivere dit website, når du er færdig med opsætningen.
Under Tekster kan du redigere de standardtekster, der skal vises på din begivenhed – enten på hjemmesiden eller i dine e-mails.
Under Mødeanmodninger kan du oprette en anmodning, som deltagerne kan tilføje direkte til deres kalendere.
Design og aktivering
Under fanden Design og aktiviering kan du åbne din Website-Designer, som du her også kan finde en quick-guide til. Her kan du ligeledes aktivere dit website, når du er færdig med opsætningen.
Invitér og ryk
Efter din Website-fane kommer du til fanen Invitér og ryk.
Invitér deltagere
For at du kan invitere potentielle deltagere direkte fra systemet, skal du tilføje dem til din invitationsliste.
For at tilføje deltagere skal du under Invitér og ryk klikke på Invitationsliste og Tilføj deltageremner. Herefter kan du indtaste oplysningerne manuelt eller uploade en Excel-fil med alle oplysninger.
Invitationsliste
Når deltagerne er tilføjet, vil de fremgå af invitationslisten. Fra denne liste kan du sende invitationer eller rykkere samt redigere eller slette potentielle deltagere. For at sende en invitation skal du markere de deltagere, der skal inviteres, hvorefter du skal klikke på Invitér. Derefter kan du skrive din invitation eller benytte en skabelon og sende den afsted.
Udsendelser
Under fanen Udsendelser kan du oprette og administrere invitationer samt udsende rykkere. Når du vil oprette en ny invitationsskabelon, skal du klikke på Opret ny invitation. Når du har skrevet din invitation, skal du give den et navn og gemme den. Den vil nu ligge i dine invitationer som skabelon, og du kan bruge den til at udsende invitationer enten fra Invitationslisten eller fra Udsendelser.
Invitér deltagere
For at du kan invitere potentielle deltagere direkte fra systemet, skal du tilføje dem til din invitationsliste.
For at tilføje deltagere skal du under Invitér og ryk klikke på Invitationsliste og Tilføj deltageremner. Herefter kan du indtaste oplysningerne manuelt eller uploade en Excel-fil med alle oplysninger.
Invitationsliste
Når deltagerne er tilføjet, vil de fremgå af invitationslisten. Fra denne liste kan du sende invitationer eller rykkere samt redigere eller slette potentielle deltagere. For at sende en invitation skal du markere de deltagere, der skal inviteres, hvorefter du skal klikke på Invitér. Derefter kan du skrive din invitation eller benytte en skabelon og sende den afsted.
Udsendelser
Under fanen Udsendelser kan du oprette og administrere invitationer samt udsende rykkere. Når du vil oprette en ny invitationsskabelon, skal du klikke på Opret ny invitation. Når du har skrevet din invitation, skal du give den et navn og gemme den. Den vil nu ligge i dine invitationer som skabelon, og du kan bruge den til at udsende invitationer enten fra Invitationslisten eller fra Udsendelser.
Deltagere
Den næste fane er Deltagere, hvor du kan administrere tilmeldte deltagere.
Deltagerliste
Underfanen Deltagerliste giver et overblik over alle tilmeldte deltagere. Her kan du se, hvem der har tilmeldt sig, redigere eller slette tilmeldinger samt eksportere lister med udvalgte deltageroplysninger. Hvis du ønsker at redigere en deltager, skal du finde vedkommende på listen og klikke på navnet. Herefter kan oplysningerne opdateres og gemmes.
Andre lister
Under Andre lister kan du få overblik over specifikke lister som fx Venteliste og Annulleringsliste. Hvis du har slået din venteliste til, og dit arrangement bliver udsolgt, vil du her kunne se, hvem der har tilmeldt sig ventelisten og sende dem en pladsreservation.
Deltagerliste
Underfanen Deltagerliste giver et overblik over alle tilmeldte deltagere. Her kan du se, hvem der har tilmeldt sig, redigere eller slette tilmeldinger samt eksportere lister med udvalgte deltageroplysninger. Hvis du ønsker at redigere en deltager, skal du finde vedkommende på listen og klikke på navnet. Herefter kan oplysningerne opdateres og gemmes.
Andre lister
Under Andre lister kan du få overblik over specifikke lister som fx Venteliste og Annulleringsliste. Hvis du har slået din venteliste til, og dit arrangement bliver udsolgt, vil du her kunne se, hvem der har tilmeldt sig ventelisten og sende dem en pladsreservation.
Spørgeskema
Under fanen Spørgeskema har du mulighed for at udsende spørgeskemaer til dine deltagere.
For at oprette et spørgeskema skal du klikke på underfanen Spørgeskemaer og derefter Opret spørgeskema. Du skal angive et navn på spørgeskemaet og tilføje spørgsmål samt svarmuligheder. Når spørgeskemaet er oprettet, kan det udsendes til de ønskede deltagere.
For at oprette et spørgeskema skal du klikke på underfanen Spørgeskemaer og derefter Opret spørgeskema. Du skal angive et navn på spørgeskemaet og tilføje spørgsmål samt svarmuligheder. Når spørgeskemaet er oprettet, kan det udsendes til de ønskede deltagere.
Kommunikation
Under fanen Kommunikation kan du få et overblik over afsendte e-mails og SMS’er.
Systemet viser et overblik over, hvor mange beskeder der er leveret eller fejlet. Hvis en invitation fejler, kan du redigere modtagerens e-mail og forsøge igen.
For at sende en e-mail igen skal du klikke på Sendte e-mails og finde den fejlede e-mail. Under Fejlet post skal du klikke på tallet som er overstreget med gult, rette e-mailen og klikke på Opdatér og gensend valgte.
Under SMS’er kan du udsende SMS-beskeder til dine deltagere. For at systemet kan finde dine deltageres mobilnumre, er det vigtigt at du bruger standardfeltet Mobilnummer, når du tilføjer opslysningsfelter på dine deltagerkategorier.
Systemet viser et overblik over, hvor mange beskeder der er leveret eller fejlet. Hvis en invitation fejler, kan du redigere modtagerens e-mail og forsøge igen.
For at sende en e-mail igen skal du klikke på Sendte e-mails og finde den fejlede e-mail. Under Fejlet post skal du klikke på tallet som er overstreget med gult, rette e-mailen og klikke på Opdatér og gensend valgte.
Under SMS’er kan du udsende SMS-beskeder til dine deltagere. For at systemet kan finde dine deltageres mobilnumre, er det vigtigt at du bruger standardfeltet Mobilnummer, når du tilføjer opslysningsfelter på dine deltagerkategorier.
