Startup-Guide

Sobald Sie sich für Conference Manager angemeldet haben, erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail mit Ihren Anmeldedaten. Sie erhalten ein temporäres Passwort, um sich zum ersten Mal anzumelden, und werden dann aufgefordert, ein Passwort zu erstellen, das Sie bei zukünftigen Anmeldungen verwenden können.

Sobald Sie eingeloggt sind, können Sie Ihre erste Veranstaltung erstellen. Klicken Sie auf Neue Veranstaltung erstellen und geben Sie dann die Details für Ihre Veranstaltung ein.

Sobald Sie Ihre Veranstaltung erstellt haben und sich darin befinden, können Sie auf die Registerkarte Veranstaltung klicken. Hier müssen Sie alle Unterregisterkarten von Grundeinstellungen bis zu Bestätigung und Ticket durchgehen. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen über die Veranstaltung vorhanden sind, bevor Sie zur Aktivierungsphase übergehen.

Auf der Registerkarte Grundeinstellungen unter Veranstaltung wählen Sie die gewünschte Sprache für die Website und entscheiden, ob die Veranstaltung kostenlos oder kostenpflichtig ist. Wenn Sie Preise festlegen möchten, müssen Sie auch entscheiden, in welcher Währung die Preise angezeigt werden sollen. Beachten Sie, dass, wenn die Veranstaltung kostenpflichtig ist, auf der rechten Seite automatisch eine zusätzliche Registerkarte mit dem Titel Zahlung eingefügt wird. Hier können Sie die Zahlungsoptionen auswählen, die den Teilnehmenden zur Verfügung stehen sollen.

Teilnahmekategorien
Unter Grundeinstellungen → Teilnahmekategorien können Sie verschiedene Teilnahmekategorien und die erforderlichen Informationsfelder hinzufügen, um die gewünschten Informationen über Ihre Teilnehmenden zu erfassen. Wenn Sie zum ersten Mal auf Ihre Teinahmekategorien zugreifen, haben Sie eine Teilnahmerkategorie namens Standard. Sie können den Namen dieser Kategorie ändern und weitere Kategorien hinzufügen, wenn Sie die Anmeldeprozesse differenzieren oder speziellen Veranstaltungscodes für geschlossene Gruppen Zugang gewähren möchten.

Wahlleistungen
Unter Wahlleistungen können Sie Ihrer Veranstaltung Wahlleistungen hinzufügen, wie z. B. Transportmöglichkeiten. Sie können wählen, ob die Wahlleistung abgewählt werden kann und ob sie Geld kosten soll.

Übernachtung
Wenn Sie möchten, dass Ihre Teilnehmenden in einem oder mehreren Hotels übernachten können, können Sie auf der Registerkarte Übernachtung die Teilnehmenden bitten, die Art des Zimmers oder Hotels auszuwählen, in dem sie übernachten möchten.

Auf der Registerkarte Programm können Sie Programmpunkte für Ihre Veranstaltung erstellen und anpassen. Sie können jeden Programmpunkt einfach bearbeiten und mit Beschreibungen und Bildern versehen und Ihren Teilnehmenden die Möglichkeit geben, die Programmpunkte auszuwählen, die sie besuchen möchten.

Unter Bestätigung und Ticket finden Sie die Unterregisterkarte Auftragsbestätigung. Hier können Sie eine Bestätigung erstellen, die zusammen mit Ihrer Bestätigungs-E-Mail verschickt wird, wenn sich Ihre Teilnehmenden für Ihre Veranstaltung anmelden. Sie können auswählen, was auf der Bestätigung erscheinen soll und das Aussehen mit Logo und eigenem Text anpassen.

Wenn Sie die Zahlung aktiviert haben und das Conference Manager Payment Management für Ihre Veranstaltung verwenden, steht Ihnen auch die Unterregisterkarte Rechnung zur Verfügung, auf der Sie auswählen können, welche Informationen auf den versendeten Rechnungen angezeigt werden sollen.

Auf der Unterregisterkarte Ticket können Sie außerdem ein Ticket mit einem Barcode oder QR-Code erstellen und gestalten, das zusammen mit der Bestätigung an Ihre Teilnehmenden gesendet werden kann.

Wenn Sie von der Registerkarte Veranstaltung ausgehen, sehen Sie rechts die Registerkarte Website, auf der Sie Ihre Veranstaltungswebsite einrichten können. Wählen Sie auf der Registerkarte Grundeinstellungen und der Unterregisterkarte Website-Einrichtung zunächst aus, ob die Website für jedermann zugänglich sein soll oder nur, wenn man über das System eingeladen wird oder einen Veranstaltungscode hat. Geben Sie die gewünschte Webadresse für Ihre Veranstaltung und eine Kontakt-E-Mail ein, über die sich die Teilnehmende mit Ihnen in Verbindung setzen können.

Unter Texte können Sie die Standardtexte bearbeiten, die auf Ihrer Veranstaltung erscheinen sollen – entweder auf der Website oder in Ihren E-Mails.

Unter Kalendereinträge können Sie einen Kalendereintrag erstellen, die die Teilnehmenden direkt zu ihrem Kalender hinzufügen können.

Design und Aktivierung
Unter der Registerkarte Design und Aktivierung können Sie Ihren Website-Designer öffnen, zu dem Sie hier auch eine Kurzanleitung finden. Hier können Sie auch Ihre Website aktivieren, wenn Sie sie fertig eingerichtet haben.

Nach der Registerkarte Website gelangen Sie zur Registerkarte Einladen und erinnern.

Potenzielle Teilnehmende hinzufügen
Um potenzielle Teilnehmenden aus dem System einladen zu können, müssen Sie sie zu Ihrer Einladungsliste hinzufügen. Um Teilnehmende hinzuzufügen, klicken Sie unter Einladen und erinnern auf Einladungsliste und Potenzielle Teilnehmende hinzufügen. Sie können die Informationen manuell eingeben oder eine Excel-Datei mit allen Informationen hochladen.

Einladungsliste
Sobald Teilnehmende hinzugefügt sind, erscheinen sie in der Einladungsliste. Von dieser Liste aus können Sie Einladungen oder Erinnerungen versenden und potenzielle Teilnehmenden bearbeiten oder löschen. Um eine Einladung zu versenden, wählen Sie die Teilnehmenden aus, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Einladen.

Versendungen
Auf der Registerkarte Versendungen können Sie Einladungen erstellen und verwalten sowie Erinnerungen verschicken. Um eine neue Einladungsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf Eine neue Einladung erstellen.

Die nächste Registerkarte ist Teilnehmend, wo Sie die registrierten Teilnehmenden verwalten können.

Teilnahmeliste
Die UnterregisterkarteTeilnahmeliste bietet einen Überblick über alle registrierten Teilnehmenden. Hier können Sie sehen, wer sich angemeldet hat, Anmeldungen bearbeiten oder löschen und Listen mit ausgewählten Teilnahmeinformationen exportieren. Um einen Teilnehmenden zu bearbeiten, suchen Sie sie in der Liste und klicken Sie auf den Namen. Die Informationen können dann aktualisiert und gespeichert werden.

Andere Listen
Unter Andere Listen können Sie sich einen Überblick über bestimmte Listen wie die Warteliste und die Stornierungsliste verschaffen. Wenn Sie die Warteliste aktiviert haben und Ihre Veranstaltung ausgebucht ist, können Sie sehen, wer sich auf der Warteliste eingetragen hat und ihm eine Platzreservierung schicken.

Unter Fragebogen haben Sie die Möglichkeit, Fragebögen an Ihre Teilnehmenden zu verschicken.

Um einen Fragebogen zu erstellen, klicken Sie auf die Unterregisterkarte Fragebögen und dann auf Fragebogen erstellen. Sie müssen einen Namen für den Fragebogen eingeben und Fragen und Antwortoptionen hinzufügen. Sobald der Fragebogen erstellt ist, kann er an die gewünschten Teilnehmenden verschickt werden.

Auf der Registerkarte Nachrichten können Sie sich einen Überblick über die versendeten E-Mails und SMS verschaffen.

Das System zeigt eine Übersicht an, wie viele Nachrichten zugestellt wurden oder fehlgeschlagen sind. Wenn eine Einladung fehlschlägt, können Sie die E-Mail des Empfängers bearbeiten und es erneut versuchen.

Um eine E-Mail erneut zu versenden, klicken Sie auf Gesendete E-Mails und suchen Sie die fehlgeschlagene E-Mail. Klicken Sie unter Fehlgeschlagene E-Mail-Zustellung auf die gelb markierte Zahl, korrigieren Sie die E-Mail und klicken Sie auf Ausgewählte Empfänger aktualisieren und E-Mail erneut senden.

Unter SMS können Sie SMS-Nachrichten an Teilnehmende senden. Damit das System die Handynummern Ihrer Teilnehmenden finden kann, ist es wichtig, dass Sie beim Hinzufügen von Informationsfeldern zu Ihren Teilnahmekategorien das Standardfeld Mobiltelefon verwenden.