Conference Manager hat der dänischen Autismusvereinigung (Autismeforeningen) seit mehreren Jahren bei der Ausrichtung ihrer jährlichen SIKON-Konferenz geholfen. Auch 2024 haben wir ihnen wieder geholfen, eine Veranstaltung für über 750 Teilnehmende zu organisieren. Mit Conference Manager behielten sie den Überblick und konnten sicherstellen, dass alle Details – ob groß oder klein – abgedeckt wurden, von Namensschildern bis zu Hotelbuchungen und der digitalen Agenda in unserer Event-App.
Hier sind ein paar Tipps und Tricks, die wir von der SIKON-Konferenz mitgenommen haben, um das Beste aus Conference Manager herauszuholen. Egal, ob Sie eine große Konferenz oder andere Veranstaltungen wie Workshops, Messen oder Symposien planen – vielleicht ist hier etwas für Sie dabei:
1. Frühere Anmeldungen mit Early-Bird-Kategorien fördern
Ein guter Weg, um frühe Anmeldungen zu sichern, ist eine Early-Bird-Kategorie mit einem vergünstigten Preis. So bekommen die Teilnehmende einen Anreiz, sich schnell anzumelden, und Sie können früher sehen, wer dabei ist. Machen Sie den Early-Bird-Zeitraum und den Rabatt in Ihren Einladungen und auf der Anmeldeseite deutlich sichtbar und passen Sie den Preis nach Ablauf der Frist an.
2. Übersichtliche Agenda mit Farbkennzeichnung
Bei der SIKON-Konferenz half die Farbkennzeichnung den Teilnehmenden, sich einfacher im Programm zurechtzufinden. Indem jedem Thema eine eigene Farbe zugewiesen wurde, war es leicht, den Überblick zu behalten. Sie können zum Beispiel eine spezielle Farbe für Keynote-Vorträge verwenden, um sie von Workshops, Podiumsdiskussionen und anderen Programmpunkten abzuheben.
3. Übernachtungsmöglichkeiten anbieten
Bei größeren Konferenzen kann es schwierig sein, den Überblick über die Hotelbuchungen zu behalten. Conference Manager macht es einfach, indem die Unterkunft direkt im Anmeldeprozess integriert werden kann, sodass alle Informationen an einem Ort gesammelt sind. Fügen Sie einfach einen Schritt für die Übernachtung hinzu, und die Daten werden automatisch in die Bestätigungs-E-Mail aufgenommen. Außerdem haben Sie alle Informationen, die Sie an das Hotel weiterleiten müssen.
4. Alle mit CM Events auf dem Laufenden halten
Die CM Events-App ist eine clevere Möglichkeit, Ihren Teilnehmenden alle wichtigen Infos unterwegs zugänglich zu machen. Überprüfen Sie die App vor der Veranstaltung und fügen Sie über den Website-Designer praktische Details oder Änderungen hinzu, damit sie in der App erscheinen. So vermeiden Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass die Teilnehmende immer die aktuellsten Infos sowie ihre Anmeldedaten parat haben. Senden Sie eine Erinnerung vor der Veranstaltung und ermutigen Sie die Teilnehmende, die CM Events-App im Google Play Store oder App Store herunterzuladen, damit sie gut vorbereitet sind.
5. Zeit sparen mit dem Onsite-Druck von Namensschildern
SIKON 2024 nutzte auch CM Print, die Onsite-Drucklösung von Conference Manager für Namensschilder. Teilnehmende müssen bei der Ankunft nur gescannt werden, und der Drucker erstellt das Namensschild direkt vor Ort. Das ist besonders bei größeren Events mit mehreren Eingängen praktisch, da es Zeit beim Check-in spart und einen professionellen ersten Eindruck hinterlässt.
Wenn Sie mehr über CM Print für Ihre Veranstaltung erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei unserem Customer Success-Team.
Mit diesen Tipps sind Sie bestens vorbereitet, um Conference Manager optimal zu nutzen – egal, ob Sie eine Konferenz, ein Seminar oder etwas anderes planen. Wir helfen Ihnen, alles von der Anmeldung bis zur Durchführung reibungslos zu managen. Probieren Sie doch mal Early-Bird-Kategorien, farblich gekennzeichnete Agendas oder den Onsite-Druck von Namensschildern aus – oft machen diese kleinen Details einen großen Unterschied. Vielleicht geben diese Ihrem nächsten Event das gewisse Extra.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie mehr erfahren, wie Sie Conference Manager am besten einsetzen können? Unser Customer Success-Team unterstützt Sie vor, während und nach Ihrer Veranstaltung.
Viel Erfolg bei Ihrer nächsten Veranstaltung!
