Kleine Details mit großer Wirkung – und weniger Stress am Veranstaltungstag
Wenn alles reibungslos läuft, merkt niemand, wie viel Arbeit dahintersteckt. Doch als Eventplaner:in, wissen Sie: Ruhe und Überblick entstehen nicht von allein. Dafür braucht es Struktur, Tests – und ein System, das Ihnen hilft, Ihre Entscheidungen effektiv umzusetzen.
Hier ist eine praktische Checkliste, die Ihnen hilft, Ihr nächstes Event in Conference Manager zu planen:
1. Frühzeitig beginnen
Das System bietet viele Funktionen – und entfaltet sein volles Potenzial, wenn Sie sich ausreichend Zeit für eine durchdachte Einrichtung nehmen. Haben Sie sichergestellt, dass Sie und Ihre Kolleg:innen sich in Conference Manager einloggen und Zugriff auf das Event haben? Haben Sie externe Logins und die Ankunftsregistrierung getestet? Planen Sie einen Onsite-Druck und haben geprüft, ob alles funktioniert? Haben Sie die WLAN-Verbindung vor Ort getestet? Je früher Sie beginnen, desto mehr Raum haben Sie für Kreativität und eventuelle Korrekturen.
2. Eine Testanmeldung für sich selbst anlegen
Wenn Sie E-Mail-Vorlagen erstellen, können Sie sich eine Vorschau senden, um Layout, Formatierung und Bilder zu prüfen. Beachten Sie aber, dass Vorschauen keine individuellen Links anzeigen – zum Beispiel, wenn eine Teilnahmekategorie eine Einladung erfordert. Deshalb: Melden Sie sich als Testteilnehmende an, durchlaufen Sie die komplette Anmeldung und senden Sie die E-Mail „richtig“ über das System. So testen Sie Inhalte, Links und den Zugang genau wie die Teilnehmende – und Sie sehen, wie die Anmeldungen im Conference Manager für Sie als Veranstalter:in dargestellt werden. Nutzen Sie Ankunftsregistrierung oder Onsite-Druck, ist es ebenfalls wichtig, dies mit Ihrer eigenen Anmeldung zu testen, um den gesamten Ablauf vom Anfang bis zum Ende zu simulieren.
3. Nach der Handynummer der Teilnehmenden fragen
Die Handynummer kann im letzten Moment entscheidend sein. Falls sich am Veranstaltungstag etwas ändert, können Sie direkt aus dem System eine SMS verschicken – vorausgesetzt, Sie haben das Informationsfeld Mobiltelefon verwendet, das ein Standardfeld ist.
4. Materialien hochladen, bevor sie nachgefragt werden
Präsentationen, Menü oder organisatorische Hinweise – laden Sie alles rechtzeitig auf der Download-Seite hoch. So finden Teilnehmende die Informationen problemlos per Mail oder in der App.
5. Aufräumen nicht vergessen, wenn Sie ein Event kopieren
Conference Manager macht es leicht, frühere Events wiederzuverwenden – aber gehen Sie alles sorgfältig durch, bevor Sie die Anmeldung öffnen. Prüfen Sie z. B.:
- Sind Datum, Ort und Zeiten aktuell?
- Gibt es noch alte Wahlleistungen, Namensschilder oder Materialien?
- Sind die E-Mail-Vorlagen aktuell und noch relevant?
- Müssen Teilnahmekategorien angepasst werden?
- Ist noch eine alte Kalendereintrag im System gespeichert?
6. Alle Reiter durchgehen – von Anfang bis Ende
Bevor Sie Ihre Veranstaltung veröffentlichen, sollten Sie die komplette Einrichtung – Reiter für Reiter – sorgfältig durchgehen. Prüfen Sie z. B.:
- Ihre Teilnahmekategorien und Informationsfelder
- Programm und Wahlleistungen
- Eventuelle Zahlungs- und Rechnungsoptionen
- Alle Seiten Ihrer Website
- E-Mails und Erinnerungen
Je besser Sie das System kennen, desto leichter können Sie auf Änderungen reagieren und diese schnell umsetzen.
Autorin: Elisabeth Bjørn Andersen
Datum: 08.05.2025
