Bei der Eventplanung lohnt es sich, Barrierefreiheit von Anfang an mitzudenken. Das betrifft alles – von der Kommunikation über die Registrierung bis hin zur Wahl des Veranstaltungsortes und der Möglichkeit zur digitalen Teilnahme.
Mit Conference Manager stehen Ihnen mehrere Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht werden können – ohne aufwändige technische Lösungen.
Hier sind 5 praktische Aspekte, die Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung beachten sollten – und wie das System Sie dabei unterstützt.
1. Wählen Sie einen barrierefreien Veranstaltungsort – und kommunizieren Sie das klar
Vor der Buchung sollten Sie prüfen:
- Zugangsmöglichkeiten (Rampen, Aufzüge)
- Barrierefreie Toiletten
- Platz für Begleitpersonen oder Hilfsmittel
- Park- und Transportmöglichkeiten
Mit Conference Manager:
➔ Fügen Sie praktische Informationen und Barrierefreiheitsdetails auf der Eventseite oder in der Bestätigungsmail hinzu
2. Fragen Sie bei der Anmeldung nach besonderen Bedürfnissen
Barrierefreiheit beginnt mit dem Anmeldeformular. Fragen Sie gezielt nach:
- Bedarf an Dolmetschung, Begleitpersonen oder Hilfsmitteln
- Allergien oder besonderen Anforderungen
- Wunsch nach digitalen Materialien oder schriftlicher Kommunikation
Mit Conference Manager:
➔ Fügen Sie benutzerdefinierte Informationsfelder in den Teilnehmendenkategorien hinzu – z. B. „Haben Sie besondere Zugangsbedürfnisse?“
➔ Felder können je nach Kategorie ein- oder ausgeblendet oder verpflichtend gemacht werden
3. Erleichtern Sie die Anmeldung von Begleitpersonen
Manche Teilnehmende bringen eine Begleitperson mit. Das sollte einfach und klar möglich sein.
Mit Conference Manager:
➔ Verwenden Sie die Begleitpersonenkategorie – das System verknüpft beide Teilnehmenden, sodass Sie den Überblick behalten.
4. Bieten Sie alternative Formate – und visuelle Unterstützung
Nicht alle können gesprochene Präsentationen gut verfolgen. Mit Materialien in verschiedenen Formaten – und visueller Zugänglichkeit – verbessern Sie das Erlebnis.
Gute Maßnahmen können sein:
- Materialien als PDF und Klartext
- Videos mit Untertiteln
- Gebärdensprachdolmetschung bei Vorträgen
Mit Conference Manager:
➔ Laden Sie Programme und Informationen in verschiedenen Formaten direkt auf der Eventseite hoch
➔ Nutzen Sie den Website Designer für gute Lesbarkeit und Kontrast
➔ Verlinken Sie Videos und Downloads in der Bestätigungsmail oder auf der Downloadseite
5. Bieten Sie eine Online-Teilnahmeoption an
Nicht alle können vor Ort dabei sein. Eine digitale Alternative macht Ihre Veranstaltung inklusiver.
Mit Conference Manager:
➔ Erstellen Sie eine Online-Teilnehmendenkategorie mit eigener Bestätigung und Materialien
➔ Zeigen Sie im Programm, welche Sessions auch online verfügbar sind
➔ Binden Sie Webinare ein, damit virtuelle Teilnahme möglich ist
Kleine Maßnahmen – große Wirkung
Barrierefreiheit muss nicht technisch aufwendig sein. Mit Conference Manager können Sie ganz einfach:
- Bedürfnisse erfassen
- Anmeldung anpassen
- Klar kommunizieren
- Und dafür sorgen, dass sich alle willkommen fühlen
