Als Eventprofis kennen wir alle die frustrierenden Momente, wenn Gäste nicht erscheinen. Es kann wie ein großer Rückschlag wirken und all unsere sorgfältigen Planungen durcheinanderbringen. Aber hier kommen einige großartige Tipps vom Customer Success-Team, die diese Kopfschmerzen vielleicht bald der Vergangenheit angehören lassen!
Aktuelle Studien zeigen, dass die Verwendung von Event-Management-Plattformen wie Conference Manager die No-Show-Raten drastisch senken kann. Tatsächlich verzeichnen viele veranstaltende Personen einen Rückgang der No-Shows um bis zu 90 % dank solcher Tools. Richtig gelesen – 8 von 10 Eventprofis berichten von solch erheblichen Verbesserungen, und das alles dank smarter Erinnerungs- und Follow-up-Systeme.
Wie funktioniert dieses „Zaubermittel“? Diese Plattformen nutzen automatisierte Erinnerungen und Nachfassaktionen, um die Teilnehmenden engagiert und verpflichtet zu halten. Das hilft nicht nur, mehr Leute zur Teilnahme zu bewegen, sondern macht den gesamten Prozess auch für alle Beteiligten reibungsloser. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie mit den Funktionen von Conference Manager No-Shows verhindern können:
- Kalendereinträge einrichten: Wenn sich Teilnehmende für Ihre Veranstaltung anmelden, können Sie ihnen automatisch einen Kalendereintrag schicken, damit sie die Veranstaltung einfach in ihren Kalender eintragen können. So vergessen sie nicht, wann es stattfindet!
- Erinnerungen senden: Schicken Sie den Teilnehmenden einige Tage vor der Veranstaltung relevante Informationen. Sie können eine allgemeine Erinnerung an alle angemeldeten Personen versenden oder E-Mails für verschiedene Gruppen individuell anpassen. Achten Sie darauf, die Nachricht mit Seriendruckfeldern zu personalisieren, damit es so wirkt, als sprächen Sie direkt zu ihnen.
- E-Mails im Voraus planen: Kurz vor einer Veranstaltung gibt es immer viel zu tun. Sparen Sie sich den Stress, indem Sie den Versand Ihrer E-Mails im Conference Manager vorab planen. Sie können genau den Tag und die Uhrzeit auswählen, zu der sie verschickt werden sollen!
- Eine einfache Möglichkeit zur Abmeldung einbauen: Um im Blick zu behalten, wer wirklich kommt, sollten Sie in Ihren E-Mails einen Link einfügen, über den sich die Teilnehmenden abmelden können, falls sich ihre Pläne ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Abmeldeoption in den Einstellungen aktiviert haben – so bleibt Ihre Teilnehmerliste aktuell und vielleicht wird Platz für jemand anderen frei.
- SMS-Updates versenden: Für letzte Details oder wichtige Erinnerungen kann eine SMS Gold wert sein, um sicherzustellen, dass Teilnehmende wichtige Infos wie Treffpunkte oder Zeitplanänderungen nicht verpassen. Denken Sie daran, das Mobilfeld bei der Anmeldung einzufügen, damit Sie die Telefonnummern zur Hand haben, wenn es soweit ist.
No-Shows müssen kein unvermeidbarer Teil der Eventplanung sein. Mit den richtigen Tools und Strategien können Sie eine bessere Teilnahmequote erzielen, Ihre Listen aktuell halten und Ihre Events reibungsloser ablaufen lassen. Nutzen Sie die Vorteile der Event-Technologie und verabschieden Sie sich von stressigen und unvorhersehbaren Teilnahmezahlen.
Autorin: Guðrið Simonsen
Datum: 19.08.2024
