Nachhaltigkeit in die Eventplanung einzubeziehen, ist entscheidend – sowohl für die Umwelt als auch für das Gesamterlebnis der Teilnehmenden. Mit digitalen Tools wie dem Conference Manager können Sie den Ressourcenverbrauch minimieren und eine effizientere Verwaltung von Anmeldungen und Teilnehmerdaten gewährleisten – ohne Kompromisse bei der Professionalität einzugehen. Hier finden Sie eine Inspirationsanleitung, wie Sie konkret einen Unterschied machen können.
Papierverbrauch minimieren
Eine der naheliegendsten Möglichkeiten, die Umwelt zu schonen, besteht darin, so viel wie möglich der Anmeldungs- und Teilnahmeverwaltung auf ein digitales Format umzustellen. Im Conference Manager sind Ihre Teilnahmelisten online gespeichert und werden automatisch aktualisiert, wenn Teilnehmende beispielsweise ihre Anmeldung bearbeiten – Sie sind also bereits auf dem richtigen Weg. Vermeiden Sie es, Teilnahmelisten auszudrucken, und bleiben Sie stattdessen direkt im Conference Manager informiert. Dadurch reduzieren Sie sowohl Papierabfall als auch das Risiko veralteter Informationen. Falls Sie Listen wie Essenswünsche oder Übernachtungswünsche an externe Dienstleister weitergeben müssen, können Sie diese direkt über externe Logins im Conference Manager teilen. So sparen Sie Ressourcen und stellen sicher, dass alle immer über die aktuellsten Informationen verfügen.
Nur das Nötigste drucken
Auch wenn 2025 die digitale Kommunikation Standard ist, kann es Situationen geben, in denen Ausdrucke erforderlich sind. Wenn Sie beispielsweise Namensschilder benötigen, empfiehlt sich der Einsatz des Onsite-Prints im Conference Manager. Namensschilder werden automatisch beim Check-in der Teilnehmenden gedruckt, sodass keine überflüssigen Schilder entstehen, falls sich die Teilnahmezahl kurzfristig ändert. Dies spart sowohl Papier als auch Zeit. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen zum Onsite-Print.
Die richtige Menge an Essen bestellen
Lebensmittelverschwendung ist oft eine unnötige Belastung für die Umwelt. Mit Conference Manager können Sie jederzeit den aktuellen Stand der Anmeldungen und eventuelle Absagen einsehen. Durch kontinuierliche Anpassung Ihrer Bestellungen vermeiden Sie überschüssige Lebensmittel. Es ist zudem sinnvoll, bereits bei der Anmeldung nach Essenspräferenzen zu fragen, etwa durch ein Zusatzfeld, um genau die richtige Menge an Speisen zu bestellen.
Transport frühzeitig bedenken
Wenn viele Ihrer Teilnehmenden eine weite Anreise haben, kann der Transport schnell zur größten Umweltbelastung werden. Wählen Sie daher einen Veranstaltungsort, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, und informieren Sie über Mitfahrgelegenheiten oder Sammeltransporte. In Conference Manager können Sie beispielsweise eine Transport-Wahlleistung anlegen, bei der sich Teilnehmende für eine Mitfahrgelegenheit anmelden können. Dieses Zusatzangebot kann entweder kostenlos oder kostenpflichtig sein. So lässt sich die Anreise besser koordinieren und der CO₂-Ausstoß reduzieren.
Auswertung und Verbesserung
Nach jedem Event können Sie mithilfe der Daten aus dem Conference Manager evaluieren, wie gut Sie den Ressourcenverbrauch reduziert haben. Wie viele Teilnehmende haben kurzfristig abgesagt? Wurde die Essensbestellung angepasst? Haben Teilnehmende Mitfahrgelegenheiten genutzt? Wurden die Informationen klar kommuniziert? Die Antworten helfen Ihnen, Prozesse für zukünftige Events nachhaltiger zu gestalten.
Ein nachhaltiges Event zu organisieren bedeutet nicht nur, auf Plastikbecher zu verzichten oder Müll zu trennen. Es geht ebenso darum, den gesamten Ablauf digital und datengestützt zu planen, um Ressourcen zu sparen, die Teilnehmendezufriedenheit zu erhöhen und die vorhandenen digitalen Tools optimal zu nutzen – Conference Manager unterstützt Sie dabei.
