Wenn die Ferien näher rücken, kann es eine Herausforderung sein sicherzustellen, dass Anmeldungen, Zahlungen und die Kommunikation mit den Teilnehmenden weiterhin reibungslos laufen. Mit Conference Manager können Sie sich entspannt zurücklehnen – das System sorgt dafür, dass die Teilnehmenden die nötigen Informationen erhalten, auch wenn Sie nicht am Schreibtisch sind.
Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre Veranstaltung so vorbereiten können, dass sie problemlos läuft, während Sie im Urlaub sind.
Automatische Bestätigungen und Tickets
Wenn Sie Tickets für Ihre Veranstaltung verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie das Ticket im Voraus erstellt und aktiviert haben und dass der Versand der Auftragsbestätigung eingeschaltet ist. Sobald sich Teilnehmende anmelden, erhalten sie automatisch sowohl das Ticket als auch die Bestätigungsmail – ganz ohne Ihr Zutun. Bestätigungen und Tickets finden Sie unter Veranstaltung → Bestätigung und Ticket.
Geplante E-Mails
Planen Sie Ihre E-Mails im Voraus. Sie können z. B. Erinnerungen zum Programm oder zu praktischen Informationen für den automatischen Versand zu bestimmten Zeitpunkten einrichten, sodass sie die Teilnehmenden genau dann erreichen, wenn es nötig ist. Planen Sie Ihre Aussendungen unter Nachrichten → E-Mails.
Rechnungen und Zahlungen
Nutzen Sie CMPM und die Rechnungsstellung in Conference Manager und aktivieren Sie den automatischen Rechnungsversand. Die Teilnehmenden werden dann sofort bei der Anmeldung in Rechnung gestellt, und das System registriert die Zahlungen automatisch. Die Einstellungen für Rechnungen finden Sie unterVeranstaltung → Grundeinstellungen → Einstellungen, die Einstellungen für Zahlungen unter Veranstaltung → Grundeinstellungen → Zahlung.
Warteliste und Platzreservierung
Aktivieren Sie die Warteliste und den automatischen Versand von Platzreservierungen. So verwaltet das System die Warteliste eigenständig, und Sie müssen keine Platzreservierungen manuell verschicken. Aktivieren Sie die Warteliste unterVeranstaltung → Grundeinstellungen → Veranstaltung und verwalten Sie sie unter Teilnehmende → Andere Listen → Warteliste.
Bearbeitung durch Teilnehmende
Ermöglichen Sie den Teilnehmenden, ihre Anmeldung selbst zu bearbeiten. Über den Link in der Bestätigungsmail können sie Angaben ändern oder sich ggf. abmelden – ohne Sie im Urlaub zu stören. Die Einstellungen dazu finden Sie unter Veranstaltung → Grundeinstellungen → Veranstaltung.
Sorgenfrei Urlaub machen
Mit Conference Manager können Sie Ihre Veranstaltungen so planen, dass sie in Ihren Kalender passen – auch während Ihres Urlaubs. Wenn das System Anmeldungen, Zahlungen, Wartelisten und die Kommunikation übernimmt, können Sie Ihre freie Zeit genießen und zu einer Veranstaltung zurückkehren, die weiterhin reibungslos läuft.
