Hvis du vil sende en e-mail på en bestemt dato og et bestemt tidspunkt — fx invitationer, påmindelser eller opfølgninger — kan du planlægge udsendelsen direkte i Conference Manager.
Der er flere steder, hvor udsendelser kan planlægges, afhængigt af hvilken type besked du vil sende:
- Invitér og ryk – til invitationer og påmindelser i forbindelse med tilmelding.
- Kommunikation – til anden kommunikation, fx opdateringer, opfølgninger og generelle beskeder.
- Spørgeskema – til invitationer til spørgeskemaer.
- Deltagere → Materiale – til udsendelse af materiale til deltagere, fx navneskilte eller certifikater.
Når du har lavet din e-mail-skabelon, kan du planlægge, hvornår den skal sendes.
Sådan planlægger du udsendelser i de forskellige sektioner:
Invitér og ryk
Gå til Invitér og ryk eller Kommunikation, og markér den e-mail-skabelon, du vil sende. Klik på Gå til udsendelse. I Trin 1: Indhold kan du gennemgå e-mailens tekst og layout og derefter klikke på Næste trin. I Trin 2: Modtagere skal du vælge, hvem der skal modtage e-mailen. Klik på Næste trin for at gå videre til Trin 3: Planlæg. Under Hvornår skal udsendelsen ske? skal du vælge Senere, vælge den ønskede dato og tid, og klikke på Planlæg for at bekræfte.
Hvis du vil redigere eller annullere en planlagt e-mail, finder du den under Invitér og ryk → Udsendelser → Udsendelser. Hvis du skal foretage ændringer, skal du slette den eksisterende planlagte udsendelse og oprette en ny.
Kommunikation
Gå til Kommunikation → E-mails. Markér den e-mail-skabelon, du vil sende, og klik på Gå til udsendelse. I Trin 1: Indhold kan du gennemgå e-mailens tekst og design og derefter klikke på Næste trin. I Trin 2: Modtagere skal du vælge, hvem der skal modtage beskeden. I Trin 3: Planlæg, under Hvornår skal udsendelsen ske?, skal du vælge Senere, angive den ønskede dato og tid og klikke på Planlæg for at bekræfte.
Hvis du vil redigere eller annullere en planlagt e-mail, finder du den under Kommunikation → E-mails → Udsendelser. Hvis du skal foretage ændringer, skal du slette den eksisterende planlagte udsendelse og oprette en ny.
Spørgeskema
Gå til Spørgeskema → Udsendelser. Markér den e-mail-skabelon, du vil sende, og klik på Gå til udsendelse. I Trin 1: Indhold kan du gennemgå e-mailens tekst og design og derefter klikke på Næste trin. I Trin 2: Modtagere skal du vælge, hvem der skal modtage spørgeskemaet. I Trin 3: Planlæg, under Hvornår skal udsendelsen ske?, skal du vælge Senere, angive den ønskede dato og tid og klikke på Planlæg for at bekræfte.
Hvis du vil redigere eller annullere en planlagt spørgeskemaudsendelse, finder du den under Spørgeskema → Udsendelser → Udsendelser. Hvis du skal foretage ændringer, skal du slette den eksisterende planlagte udsendelse og oprette en ny.
Deltagere → Materiale
Gå til Deltagere → Materiale → Udsendelser. Markér den e-mail-skabelon, du vil sende, og klik på Gå til udsendelse. I Trin 1: Indhold skal du gennemgå materialet og opsætningen og derefter klikke på Næste trin. I Trin 2: Modtagere skal du vælge, hvem der skal modtage materialet. I Trin 3: Planlæg, under Hvornår skal udsendelsen ske?, skal du vælge Senere, angive den ønskede dato og tid og klikke på Planlæg for at bekræfte.
Hvis du vil redigere eller annullere en planlagt materialeudsendelse, finder du den under Deltagere → Materiale → Udsendelser → Udsendelser. Hvis du skal foretage ændringer, skal du slette den eksisterende planlagte udsendelse og oprette en ny.
Antallet af modtagere kan ændre sig inden udsendelsen. Det kan ske, hvis nye deltagere tilmelder sig, afmelder sig eller ikke længere opfylder kriterierne for at modtage e-mailen.
