Du kan sende mødeindkaldelser til dine deltagere direkte i Conference Manager, så de kan lægge det ind i deres kalender. En mødeindkaldelse kan enten sendes som en e-mail eller gøres tilgængelig som download.
Her kan du læse, hvordan du opretter en mødeindkaldelse.
Gå til mødeindkaldelser
- Klik på Website og Grundopsætning
- Klik på fanen Mødeindkaldelser
Vælg hvordan deltagerne skal modtage mødeindkaldelser
Når du klikker på Rediger, kan du vælge, hvordan deltagerne skal modtage mødeindkaldelser for dit arrangement. Du har to muligheder:
Send som e-mail
Hvis du vælger Send som e-mail, kan du bestemme, hvordan mødeindkaldelsen skal præsenteres under tilmeldingen:
- Kan ikke blive fravalgt:
Mødeindkaldelsen bliver sendt automatisk til deltagerens e-mail. Deltageren får en informationstekst, men kan ikke vælge mødeindkaldelsen fra, og der vises ingen checkbox. - Kan blive fravalgt:
Deltageren vil se en forudafkrydset checkbox med teksten Ja, send mig venligst en mødeindkaldelse for arrangementet. Deltageren kan fjerne markeringen, hvis de ikke ønsker at modtage mødeindkaldelsen.
Hvis du markerer Brugere skal tilvælge denne mulighed, vil checkboxen være tom i stedet for forudafkrydset. Deltageren skal selv aktivt sætte kryds, hvis de ønsker at modtage en mødeindkaldelse.
Gør tilgængelig for download
Hvis du vælger Gør tilgængelig for download, kan deltagerne selv hente mødeindkaldelsen under tilmeldingen og tilføje arrangementet til deres kalender (Outlook, Gmail, Hotmail og iCal).
Klik på Gem, når du har valgt, hvordan deltagerne skal modtage mødeindkaldelsen.
Opret mødeindkaldelsen
Når du har valgt opsætning og gemt ændringerne, skal du oprette selve mødeindkaldelsen.
- Klik på Opret ny mødeindkaldelse
- Klik på Vælg deltagerkategorier og vælg de kategorier, som skal modtage mødeindkaldelsen
- Angiv starttid og sluttid for arrangementet
- Vælg om du vil bruge lokation for arrangementet eller indtaste en anden lokation
- Indtast et emne for mødeindkaldelsen
- Tilføj en beskrivelse
Klik på Gem, når alle oplysninger er udfyldt.
Vigtig information om mødeindkaldelser
- Mødeindkaldelsen sendes sammen med ordrebekræftelsen men i en separat e-mail
- Når en mødeindkaldelse er sendt til en deltager, kan den ikke ændres med tilbagevirkende kraft
- Hvis du ønsker, at deltagerne skal modtage en ny eller opdateret mødeindkaldelse, skal du sende dem en ny ordrebekræftelse
