När du planerar ett evenemang är det klokt att tänka på tillgänglighet redan från början. Det gäller allt från kommunikation och registrering till val av lokal och möjlighet till digitalt deltagande.
Med Conference Manager har du flera verktyg som hjälper dig att möta olika behov – utan krångliga lösningar.
Här är 5 konkreta punkter att ha i åtanke – och hur systemet kan stödja dig.
1. Välj en tillgänglighetsanpassad lokal – och kommunicera det tydligt
Innan du bokar lokalen, kontrollera:
- Åtkomst via ramp eller hiss
- Tillgängliga toaletter
- Utrymme för ledsagare eller hjälpmedel
- Parkerings- och transportmöjligheter
I Conference Manager:
➔ Lägg till praktisk information om tillgänglighet på evenemangets webbplats eller i bekräftelsemejlet
2. Fråga om särskilda behov vid registrering
Tillgänglighet börjar med registreringsflödet. Fråga deltagarna direkt om:
- Behov av tolk, ledsagare eller hjälpmedel
- Allergier eller särskilda önskemål
- Behov av digitalt material eller skriftlig kommunikation
I Conference Manager:
➔ Lägg till egna informationsfält för deltagarkategorier – t.ex. ”Har du några tillgänglighetsbehov?”
➔ Fälten kan visas, döljas eller göras obligatoriska beroende på deltagarkategori.
3. Gör det enkelt att registrera en följeslagare
Vissa deltagare behöver ha med sig en följeslagare. Det ska vara enkelt och tydligt.
I Conference Manager:
➔ Använd följeslagarkategorin – systemet kopplar följeslagaren till huvudpersonen, så att du behåller översikten
4. Erbjud alternativa format – och visuellt stöd
Det är inte alla som lätt kan läsa eller ta in presentationer i ord. Genom att erbjuda material i olika format – och tänka på visuell tillgänglighet – förbättrar du upplevelsen för flera deltagare.
Bra exempel kan vara:
- Att erbjuda material i både PDF och ren text format
- Att lägga till undertexter på videor
- Att överväga teckenspråkstolkning vid presentationer
I Conference Manager:
➔ Ladda upp program och information i olika format direkt på evenemangets webbplats
➔ Använd Website Designer för tydlig typografi och god kontrast
➔ Hänvisa till videoinnehåll eller nedladdningsmaterial i bekräftelsen eller på nedladdningssidan.
5. Erbjud möjlighet att delta online
Alla kan inte delta fysiskt. En digital lösning gör evenemanget mer inkluderande.
I Conference Manager:
➔ Skapa en deltagarkategori för online och skicka separat bekräftelse och material
➔ Visa i programmet vilka sessioner som finns tillgängliga online
➔ Lägg till webbinarier så deltagarna kan delta på distans
Små justeringar – stor effekt
Tillgänglighet behöver inte vara komplicerat. Med Conference Manager kan du enkelt:
- Identifiera behov
- Anpassa registrering och deltagande
- Kommunicera tydligt
- Och få alla att känna sig välkomna
