Conference Manager har i många år hjälpt Föreningen för autism (Autismeforeningen) med att hålla deras årliga SIKON konferens, och i 2024 har vi återigen hjälpt dem att planera och organisera ett evenemang för över 750 registrerade deltagare. Conference Manager har hjälpt dem få en överblick och säkrat att både små och stora detaljer kommer på plats – från namnskyltar till bokningar av boende och tillgång till det digitala program via vår evenemangs-app.
Vi har samlat några tipps och tricks baserat på vår erfarenhet från SIKON konferensen som kan hjälpa dig med att utnyttja Conference Manager på bästa sättet. Oavsett om du planerar en stor konferens eller andra typer evenemang som t.ex. workshops, mässor eller symposier kan du hitta nyttig information här – och kanske lär du något nytt!
1. Få forta registreringar med en Early-Bird-kategori
Ett bra knep att uppmuntra tidiga registreringar är att skapa en early-bird kategori med ett reducerat pris för deltagare som registrerar sig tidigt. Detta skapar ett incitament för potentiella deltagare att reagera snabbt, samtidigt som att du snabbare får en överblick på vem som tar del i evenemanget.
Säkra dig att både early-bird perioden och -rabatten är tydliga i inbjudningarna och på din registreringssida, och justera sedan prisen i systemet när tidsfristen löper ut.
2. Skapa ett vackert och lättläsligt program med färgkoordinering
På SIKON konferensen gjorde färgkoordinering av programmet det mycket lättare för deltagarna att navigera mellan de olika programpunkterna. Genom att ge varje tema sin egen färg skapades en klar överblick och gjorde evenemanget intuitivt att hitta rätt i.
Använd t.ex. en särskild färg för huvudtalarnas presentationer, kombinerat med beskrivande text och bilder, så att det skiljer sig ut från workshops, paneldebatter och annat i programmet.
3. Gör det möjligt att välja boende
När du planerar större konferenser kan det vara en utmaning at hålla koll på deltagarnas boende. Conference Manager gör detta lättare genom att integrera detta i registreringsprocessen så att du har allt samlat i ett ställe.
Lägg till ett extra steg i registreringen för de deltagare som behöver boende. Deras bokningsuppgifter kommer i så fall automatisk bli inkluderade i orderbekräftelsen. Samtidigt får du en tydlig lista med all viktig information som du lätt kan skicka vidare till hotellet.
4. Håll alla uppdaterade med CM Events
CM Events appen är ett smart sätt att ge dina deltagare tillgång till all viktig information medans de är på språng. Se gärna igenom appen innan evenemanget och uppdatera Website Designer med de praktiska uppgifterna som deltagarna behöver samt eventuella ändringar som behöver vara synliga i appen. Detta hjälper att hindra mot missförstånd och säkrar att deltagarna alltid har tillgång till nyaste information om evenemanget och deras egen registrering. Skicka gärna en påminnelse innan evenemanget och rekommendera till dina deltagare att de laddar ner appen CM Events i Google Play eller App Store, så att de är förberedda till evenemanget.
5. Spara tid genom att printa namnskyltar på plats
SIKON 2024 använde dessutom CM Print, som är Conference Managers utskriftslösning på-plats för deltagarnas namnskyltar. Deltagaren ska då bara skannas vid ankomst och så går printern i gång med att printa denna deltagares namnskylt, så att de kan få med det in. Detta är särskilt hjälpsamt om du har större evenemang och flera ingångar, så du sparar tid vid check-in och presenterar ett professionellt första intryck.
Ta kontakt till vår Customer Success avdelning om du är intresserad i att höra mera om CM Print till ditt evenemang.
Med dessa tips är du redo att utnyttja Conference Manager mera, oavsett om du planerar en konferens, ett seminarium eller något helt annat. Vi hjälper dig hålla koll på allt från registreringar till genomförande, så allt går igenom som det ska. Försök dig med Early-Bird kategorier, färgkoordinerade program och automatisk print av namnskyltar – dessa små detaljer kan verkligen göra en skillnad för dina deltagare. Det kan vara just detta som ger ditt nästa evenemang den där extra kryddan.
Har du frågor, eller behöver du lära mera om hur du bäst kan utnyttja Conference Manager? Vårt Customer Success team står redo att hjälpa dig – både innan, medans eller efter ditt evenemang!
Lycka till med ditt nästa evenemang.
