Små detaljer som gör stor skillnad – och räddar dig från stora utmaningar på själva dagen
När allt fungerar smidigt upptäcker ingen hur mycket arbete som sker bakom kulisserna. Men som eventplanerare vet du att lugn och kontroll inte sker av en slump. Det kräver struktur, testning – och ett system som hjälper dig genomföra dina val effektivt.
Här får du en praktisk checklista som hjälper dig planera ditt nästa evenemang i Conference Manager:
1. Börja i god tid
Systemet erbjuder många funktioner och fungerar bäst när du har tid att ställa in allt ordentligt.
Har du kontrollerat att du och dina kollegor kan logga in i Conference Manager och komma åt evenemanget? Har du testat extern inloggning och registrering av ankomst? Behöver du onsite-utskrift och har du testat att det fungerar? Har du kontrollerat WiFi-anslutningen på platsen? Ju tidigare du börjar, desto mer tid har du att vara kreativ och lösa eventuella problem.
2. Skapa en testregistrering för dig själv
När du skapar e-postmallar kan du skicka en förhandsgranskning för att kontrollera layout, formatering och bilder. Men tänk på att förhandsgranskningar inte visar unika länkar, t.ex. de som genereras för deltagarkategorier med inbjudan. Därför rekommenderar vi: Lägg till dig själv som testdeltagare, genomför registreringen och skicka d en faktiska e-posten via systemet. På så sätt testar du innehåll, länkar och åtkomst precis som deltagarna upplever det – och du ser också hur nya registreringar visas för dig som administratör i Conference Manager. Om du använder registrering av ankomst eller onsite-utskrift är det viktigt att testa det genom din egen registrering och simulera hela eventflödet från början till slut.
3. Be om deltagarnas mobilnummer
Ett mobilnummer kan vara avgörande i sista stund.
Om något förändras på evenemangsdagen kan du skicka ett SMS direkt från systemet – kom bara ihåg att använda fältet Mobilnummer, som är ett standardfält.
4. Ladda upp material innan deltagarna frågar efter det
Presentationer, meny eller praktisk information – ladda upp dem på Hämta-sidan i god tid före evenemanget. Gör det enkelt för deltagarna att hitta materialet via e-post eller i appen.
5. Kom ihåg att dubbelkolla om du kopierar ett evenemang
Conference Manager gör det enkelt att kopiera tidigare evenemang – men gå igenom allt noggrant innan du öppnar registreringen. Kontrollera t.ex.:
- Har datum, plats och tider blivit uppdaterade?
- Finns det gamla alternativ, namnbrickor eller material?
- Är e-postmallarna uppdaterade och fortfarande relevanta?
- Behöver deltagarkategorierna justeras?
- Finns det en gammal kalenderinbjudan från det tidigare evenemanget?
6. Gå igenom alla flikar – noggrant
Innan du publicerar ditt evenemang, gå igenom hela uppsättningen – flik för flik. Kontrollera t.ex.:
- Dina deltagarkategorier och informationsfält
- Program och alternativ
- Eventuell betalning och fakturering
- Alla sidor på din webbplats
- E-postmallar och påminnelser
Ju bättre du känner till systemets funktioner, desto lättare blir det att hantera ändringar snabbt och effektivt.
Författare: Elisabeth Bjørn Andersen
Datum: 2025.05.07
