Att planera ett evenemang kan vara spännande men kan också slita lite på nerverna, särskilt när det kommer till budgeten. Oavsett om du planerar ett företagsevenemang, ett bröllop eller en annan särskild sammankomst kan det göra stor skillnad att vara smart med sina utgifter. I denna bloggposten delar vi 5 praktiska tips för att hålla kostnaderna nere. T.ex. hur man sätter en klar budget, väljer det rätta datumet att förhandla med leverantörer och använder digitala lösningar. Dessa idéer hjälper dig få ut mesta möjliga av din budget.
BÖRJA MED EN KLAR BUDGET
Viktigheten av en väldefinierad budget kan inte nog understrykas. Det är viktigt att du räknar ut hur mycket du har att röra dig med innan du börjar boka leverantörer eller göra inköp. Använd en eventplaneringsplattform för att dela upp potentiella utgifter, t.ex. hyra av rum, dekorationer och personalutgifter. En klar budget ger dig möjlighet att se vilka områden som tar mest pengar i anspråk och var du har litet manöverutrymme. Kom ihåg att ha ett reservpaket för oväntade utgifter – vanligtvis cirka 10% av din totala budget.
VÄLJ DITT DATUM KLOGT
Datumet för ditt evenemang kan ha stor påverkan på kostnaderna. På helger eller i sommarmånaderna är det större efterfrågan, vilket oftast betyder högra priser för rum och leverantörer. Om det är möjligt för dig, planera gärna evenemang under lågsäsongen för att få de bästa priserna. För företagsevents kan mitten av veckan t.ex. vara perfekt, medans bröllop ofta funkar bra på en fredag kväll eller en söndag. Det sparar inte bara på bokningsavgifterna men ger dig också större förhandlingsstyrka gentemot leverantörerna.
FÖRHANDLA MED LEVERANTÖRER
Acceptera aldrig det första priset du får. Allt i eventplanering kan förhandlas. När du talar med leverantörer, berätta att du överväger flera alternativ och fråga om de kan erbjuda dig ett bättre pris. Var respektfull men bestämd och se till att du kommunicerar dina budgetgränser. Några leverantörer är villiga att ge rabatter för paketerade lösningar eller under lågsäsongen. Du kan också tänka på att använda In-Kind-Sponsorship, där en leverantör erbjuder sina tjänster till ett rabatterat pris i utbyte mot publicitet.
ÖVERVÄG GÄRNA DIGITALA LÖSNINGAR
Digitala inbjudningar, program och tackbrev via e-post kan spara dig hundra (kanske även tusen) kronor på tryck- och fraktkostnader.
Använd sociala medier och eventplaneringsplattformar för att marknadsföra ditt evenemang, skapa en landningssida för evenemanget, designa biljetter med din visuella identitet och hantera registreringar digitalt. Att planera digitalt är inte bara en finansiell vinst, men ger också bekvämlighet för både dig och deltagarna – och dessutom är det bättre för miljön.
SKAPA DEKORATIONERNA SJÄLV
Med lite kreativitet och möda kan hemmagjorda dekorationer ge ditt evenemang en personlig och unik touch. Använd resurser som t.ex. Pinterest för inspiration och handla in i större mängder. Du kan få hjälp från frivilliga eller ett kreativt team för att skapa dessa element, men var dock realistisk om vad du kan göra själv. Ibland är det bättre att hyra en professionell, särskilt om uppgiften är för stor eller utanför dina kompetenser.
Man kan utan problem skapa ett fantastiskt evenemang som inte går över budgeten. Att planera evenemang handlar inte endast om att välja det rätta rummet eller menyn. Det handlar om att få varje krona att räcka till. Med dessa tips kan du kontrollera kostnaderna utan att kompromissa med kvaliteten.
