När kulturer möts – och systemet måste kunna hantera det

Så planerar du internationella evenemang i Conference Manager

När du planerar ett evenemang med deltagare från flera olika länder, planerar du inte bara för olika språk – utan också för olika förväntningar, vanor och kommunikationsstilar.
Kulturella skillnader visar sig inte bara under pausen eller på nätverksdelen, utan redan under registreringen och i bekräftelseseposten.

När deltagare från olika länder möts, blir det tydligt att sättet att hantera situationer som känns självklart för en grupp kan skapa förvirring eller motstånd hos en annan.

Den goda nyheten? Systemet bakom Conference Manager är byggt för att kunna hantera dessa olikheter.

Registrering: Hur många val är för många?

I vissa kulturer uppskattar deltagare flexibilitet och många alternativ. I andra upplevs det som mer professionellt när programmet och tillvalen är tydligt definierade och styrs av arrangören.

I Conference Manager kan du till exempel:

• Använda olika deltagarkategorier för att anpassa anmälningsflödet till olika målgrupper
• Dölja fält för vissa deltagare – eller göra val obligatoriska där det är relevant
• Erbjuda både automatisk orderbekräftelse och manuell godkännande – beroende på vad som upplevs som mest tryggt

Språk och ton: Engelska är inte bara engelska

Även om engelska ofta används som gemensamt språk, varierar önskad ton och stil mellan olika länder. Vissa deltagare förväntar sig en direkt och avslappnad ton – andra föredrar ett mer formellt tilltal med tydlig struktur och titlar.

I Conference Manager kan du till exempel:

• Ställa in hela ditt evenemang på engelska – inklusive registrering, e-post och program
• Skapa olika e-postmallar för deltagarkategorierna, så att ton och innehåll passar målgruppen
• Använda merge-fält för att personanpassa kommunikationen – och skapa en känsla av att vara förstådd – trots olika kulturer

Frågor och feedback: När tystnad inte betyder ointresse

I vissa länder är det naturligt att ställa frågor och ge kommentarer längs vägen. I andra signalerar man respekt genom att lyssna i tystnad och reflektera i efterhand. Som arrangör kan det vara svårt att tolka reaktioner om man inte känner till dessa skillnader.

I Conference Manager kan du till exempel:

• Samla in feedback via frågeformulärer
• Lägga till fritextfält under registreringen där deltagare kan lämna önskemål eller synpunkter
• Använda CM Events-appen för löpande engagemang – till exempel anonyma live
  opinionsundersökningar och frågestunder

Nätverkande: Småprat eller struktur?

Nätverkande är en central del av många evenemang – men ser mycket olika ut beroende på kultur. Vissa deltagare uppskattar fritt och informellt småprat, medan andra förväntar sig tydlig struktur och introduktion.

I Conference Manager kan du till exempel:

• Designa namnskyltar där du t.ex. lägger till land, titel eller deltagarkategori – som samtalsstartare
• Göra samtalskort eller nätverksmaterial tillgängliga Hämta-sidan, så att deltagarna kan förbereda sig
• Låta deltagarna välja tiden för nätverkande till eller från via alternativ eller program

Gör skillnaderna till en styrka

Det är inte alltid enkelt att balansera olika kulturer – men det är just där de mest spännande evenemangen uppstår. När du skapar tydliga och trygga ramar där alla deltagare kan känna igen sig och hitta sin plats i programmet, skapar du inte bara ett evenemang – du skapar en upplevelse som kryssar språk- och landsgränser.

Och med ett flexibelt system som Conference Manager i ryggen kan du omvandla din kulturella förståelse till konkreta val – i din inställning, kommunikation och genomförande.

Vill du fördjupa dig ytterligare?
På vår webbplats hittar du artikeln Stronger Events Across Cultures: Here’s How, där vi går djupare in på kulturella skillnader och deras betydelse för internationella event.