Att tänka in hållbarhet i evenemangsplaneringen är avgörande både för miljön och för deltagarupplevelsen. Genom att använda digitala verktyg som Conference Manager kan du minimera resursförbrukningen och säkerställa en effektivare hantering av anmälningar och deltagarlistor – utan att kompromissa med professionaliteten. Här är en inspirationsguide till hur du konkret kan göra skillnad.
Minimera pappersförbrukningen
Ett av de mest uppenbara sätten att skona miljön är att flytta så mycket som möjligt av anmälnings- och deltagarhanteringen till ett digitalt format. I Conference Manager finns dina deltagarlistor online och uppdateras automatiskt, till exempel om deltagarna själva kan redigera sina anmälningar – du är alltså redan på god väg. Undvik att skriva ut dina deltagarlistor och håll dig istället uppdaterad direkt i Conference Manager. Det minskar både pappersförbrukningen och risken för att stå med föråldrade uppgifter under själva evenemanget. Om du behöver dela deltagarlistor, kostpreferenser eller boendeval med externa leverantörer kan du dela relevanta listor direkt i Conference Manager istället för att skriva ut dem, till exempel genom att använda externa inloggningar. Det sparar resurser och säkerställer att alla parter alltid har den senaste informationen.
Skriv endast ut det som behövs
Även om digital kommunikation är standard år 2025 kan det finnas tillfällen då du ändå behöver skriva ut något. Om du till exempel behöver skriva ut namnbricka till dina deltagare kan du med fördel använda onsite-print genom Conference Manager. Då kan du automatiskt skriva ut namnbricka i samma ögonblick som deltagarna checkar in. På så sätt slipper du skriva ut alla namnbricka i förväg och riskera att få namnbricka över om antalet deltagare ändras i sista stund. Du sparar alltså inte bara papper utan även tid. Kontakta oss gärna om du vill veta mer om onsite-print.
Beställ rätt mängd mat
Matsvinn är ofta en källa till onödig resursförbrukning. Med Conference Manager kan du hålla koll på hur många som faktiskt har anmält sig och när eventuella avbokningar sker. Genom att justera din beställning löpande undviker du att få ett överskott av mat som riskerar att kastas. Det är också en fördel att fråga om kostpreferenser redan vid anmälan, till exempel genom att skapa ett upplysningsfält för detta ändamål, så att du endast beställer den mat som faktiskt behövs.
Tänk på transporten från början
Om många av dina deltagare reser långväga kan transport snabbt bli den största miljöbelastningen. Välj en plats som är lätt att nå med kollektivtrafik och informera tydligt om vilka möjligheter som finns för gemensam transport eller samåkning. Du kan till exempel lägga till ett transportalternativ i Conference Manager, så att du kan planera samåkning för deltagare som önskar det. Du kan välja att låta alternativet vara gratis om du står för kostnaden, eller ta betalt om deltagarna själva ska stå för avgiften. På så sätt blir det enklare att koordinera och minska det totala koldioxidavtrycket.
Uppföljning och förbättring
Efter varje evenemang kan du använda data från Conference Manager för att utvärdera hur väl du lyckades minska onödig resursförbrukning. Hur många avbokade i sista stund och lyckades du minska matbeställningen i tid? Fick deltagarna möjlighet att samåka, och använde de sig av den? Kommunicerade du möjligheterna tydligt? Svaren på dessa frågor gör det enklare att förbättra processen till nästa gång och successivt göra dina evenemang ännu grönare.
Att arrangera ett mer hållbart evenemang handlar inte bara om att undvika plastmuggar eller sortera avfall. Det handlar lika mycket om att planera hela processen digitalt och datadrivet, så att du minimerar förbrukning, skapar en bättre upplevelse för deltagarna och utnyttjar de digitala verktyg du redan har tillgång till – Conference Manager gör det enklare för dig att arbeta i just den riktningen.
