Som eventplanerare känner vi alla till frustrationen över gäster som inte dyker upp. Det kan kännas som ett stort bakslag och störa vår noggranna planering. Men här är några tips från vårt Customer Success team som förhoppningsvis kommer göra detta till ett minne blott!
Nya undersökningar visar att användningen av event management plattformar som Conference Manager drastisk kan minska antalet uteblivna deltagare. Faktisk upplever många eventplanerare en minskning av uteblivna besök på upp till 90% tack vare sådana verktyg. Så många som 8 ut av 10 eventproffs rapporterar markanta för förbättringar, tack vare smarta påminnelses- och uppföljningssystem.
Så hur fungerar detta ”undermedel”? Dessa plattformar använder automatiserade påminnelser och uppföljningar för att hålla deltagarna engagerade och förpliktigade. Det hjälper inte bara med att få flera personer att delta, men gör också hela processen mer bekväm för alla inblandade. Här har du våra tips på hur du kan undvika uteblivna vid hjälp av Conference Managers funktioner:
- Skapa mötesförfrågningar: När deltagare registrerar sig på ditt evenemang kan du automatisk skicka dem en mötesförfrågning, så de lätt kan lägga till evenemanget i deras kalender. På detta sättet glömmer dem inte när det äger rum!
- Skicka påminnelser: Skicka relevanta informationer till deltagare några dagar innan evenemanget. Du kan skicka en generell påminnelse till alla registrerade, eller skräddarsy e-poster till olika grupper. Gör gärna e-posten mera personlig genom att använda merge-fält, så att det känns som du talar direkt till dem.
- Planera e-poster på förhand: Just innan ett evenemang äger rum finns det alltid mycket att göra. Spara dig själv stress genom att planera dina e-poster i Conference Manager på förhand. Du kan precist välja den dagen och tiden de ska skickas på!
- Infoga ett enkelt avregistreringsalternativ: Om du vill hålla koll på vem som faktisk kommer komma till ditt evenemang bör du infoga en länk i dina e-poster så deltagarna kan avregistrera sig ifall deras planer ändrar sig. Säkra dig att du har aktiverat möjligheten för avregistrering i de grundläggande inställningarna. Detta håller din deltagarlista uppdaterad och kanske frigör det en plats som en annan kan använda i stället.
- Skicka uppdateringar via sms: När det gäller sista detaljer eller viktiga påminnelser kan ett sms vara värt sin vikt i guld, då de kan säkra att deltagarna inte missar viktig information, t.ex. om mötesplats, eller ändringar i tidsplanen. Kom ihåg att lägga till personuppgift-fält gällande mobiltelefonnummer vid registrering så att du har deras telefonnummer när det blir tid.
Uteblivna behöver inte vara en fast och oundviklig del av eventplanering. Med de riktiga verktygen och strategier kan du säkra dig bättre deltagande, hålla deltagarlistorna uppdaterade och få dina evenemang att fungera smidigare. Så utnyttja fördelarna vid eventteknologi så att du undviker stress och oförutsägbart uteblivande.
Författare: Guðrið Simonsen
Datum: 19.08.2024
