Sie können für Ihre Veranstaltung eine Warteliste zulassen, sodass sich Personen auf die Warteliste setzen lassen können, wenn Ihre Veranstaltung ausgebucht ist. Personen auf der Warteliste können dann automatisch oder manuell einen Platz angeboten bekommen, sobald wieder Plätze verfügbar sind.
Warteliste aktivieren
Sie können die Warteliste in Grundeinstellungen aktivieren.
- Zu Veranstaltung und Grundeinstellungen gehen.
- Bearbeiten im Abschnitt Veranstaltung anklicken.
- Anmeldung auf Warteliste zulassen unter Warteliste auswählen.
- Unter Versand von Platzreservierung entweder wählen:
- Automatisch – System sendet sofort eine Reservierung, wenn ein Platz frei wird.
- Manuell – selbst steuern, wann Einladungen von der Warteliste gesendet werden.
- Reservierungszeitraum wählen (z. B. 1 Tag).
- Speichern anklicken.
Warteliste verwalten
Wenn sich Personen auf die Warteliste setzen, erscheint oben rechts auf der Veranstaltung neben dem Wartelisten-Symbol eine Zahl, die neue Einträge anzeigt.
Auf das Symbol klicken, um direkt zur Warteliste zu gelangen. Oder:
- Zu Teilnehmende, Andere Listen und Warteliste gehen.
Automatische Reservierungen
Wenn Versand von Platzreservierung auf Automatisch eingestellt ist, sendet das System sofort eine Reservierung, sobald ein Platz verfügbar ist.
- Unter der Spalte Status sehen, wer eine Reservierung erhalten hat.
- Wenn eine Person ihre Anmeldung abschließt, wird sie automatisch von der Warteliste entfernt und zur Teilnahmeliste hinzugefügt.
Registriert sich eine Person mit einer Sitzplatzreservierung nicht innerhalb der Reservierungsfrist, wird der Platz an die nächste Person in der Warteliste vergeben.
Manuelle Reservierungen
Wenn der Versand von Platzreservierung auf Manuell eingestellt ist, müssen Sie die Reservierungen selbst versenden:
- Zur Warteliste gehen.
- Kontrollkästchen neben der Person aktivieren, an die die Reservierung gesendet werden soll.
- Platzreservierung senden anklicken.
- Im Pop-up Reservierungszeitraum bestätigen und E-Mail-Inhalt bei Bedarf bearbeiten.
- Standard-E-Mail enthält automatisch persönliche Daten, Veranstaltungsinformationen und Reservierungsfrist.
- Sie können den Text ändern, Links hinzufügen oder die Formatierung anpassen, bevor die E-Mail gesendet wird.
- Nächster Schritt anklicken, um auszuwählen, ob der Versand sofort oder später erfolgen soll.
- Bestätigen, um Reservierung zu versenden.
Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, um ihre Anmeldung abzuschließen. Registriert sie sich nicht innerhalb der Reservierungsfrist (siehe Status), wird die Sitzplatzreservierung an eine andere Person auf der Warteliste gesendet.
Wichtig zu beachten
Wenn eine Person ihre Anmeldung nicht vor Ablauf der Sitzplatzreservierung abschließt und Sie ihr mehr Zeit geben möchten, können Sie nicht einfach dieselbe Reservierungs-E-Mail erneut senden.
Stattdessen müssen Sie:
- Kontrollkästchen neben der Person aktivieren, Platzreservierung zurücksetzen anklicken und dann manuell eine neue Platzreservierung senden. Dadurch können Sie die Kapazität der Veranstaltung überschreiten, falls in der Zwischenzeit eine andere Person eine Reservierung angenommen und sich registriert hat.
- Wenn Versand von Platzreservierung auf Automatisch eingestellt ist, können Sie vorübergehend auf Manuell umstellen, warten, bis ein Platz verfügbar ist, und die Reservierung dann erneut an die Person senden.
