Fanen Inviter og ryk bruges til at administrere potentielle deltagere, sende invitationer og følge op med påmindelser. For at gøre dette skal du invitere deltagerne via Conference Manager-systemet.
Hvis du blot ønsker at invitere deltagere uden om systemet, kan du klikke her for at se en guide.
Tilføj deltageremner
Først skal du tilføje potentielle deltagere til invitationslisten.
Gå til Invitér og ryk, vælg Invitationsliste, og klik på Tilføj deltageremner.
Du kan vælge mellem Personlige e-mailadresser og Gruppemails.
Personlige e-mailadresser
Brug denne mulighed, hvis du vil tilføje navngivne potentielle deltagere til invitationslisten. Du kan tilføje dem manuelt eller uploade en ekstern fil med de relevante deltageroplysninger.
Når du tilføjer personlige e-mailadresser manuelt, kan du vælge deltagerkategori og indtaste oplysninger som fornavn, efternavn og e-mailadresse.
Hvis du uploader en fil, bliver du bedt om at matche kolonnerne i filen med felterne til personoplysninger i Conference Manager.
Personlige e-mailadresser bruges til personlige invitationer. Det betyder, at hver inviteret person kan trackes individuelt. Når en person tilmelder sig via sin personlige invitation, flyttes personen fra invitationslisten til deltagerlisten.
Gruppemails
Brug denne mulighed, hvis du vil sende en invitation til en fælles eller generel e-mailadresse, hvor de præcise modtagere ikke er kendt på forhånd. Modtagere, der modtager invitationen, kan derefter tilmelde sig en af de åbne deltagerkategorier.
Du kan tilføje gruppemails manuelt ved at indtaste et gruppenavn og en gruppe-e-mailadresse, eller du kan uploade en ekstern fil med flere gruppemails.
Hvis du uploader en fil med gruppemails, bliver du bedt om at matche kolonnerne i filen med felterne Gruppenavn og Gruppe-e-mail.
Bemærk, at gruppemails ikke er personlige invitationer. Det betyder, at modtagerne ikke spores individuelt på invitationslisten. Når en person tilmelder sig via en invitation sendt til en gruppemail, flyttes gruppemailen ikke fra invitationslisten til deltagerlisten, og du kan ikke se præcist, hvem der har tilmeldt sig via den specifikke e-mailadresse.
Invitationsliste
Når potentielle deltagere er blevet tilføjet, vises de på Invitationslisten.
Fra invitationslisten kan du vælge én eller flere deltagere og udføre følgende handlinger:
- Eksportere valgte deltagere til en Excel-fil
- Sende e-mails direkte til valgte deltagere
- Sende SMS’er til valgte deltagere
- Skifte status for valgte deltagere
- Tilmelde deltagere manuelt
- Slette valgte deltagere fra listen
Du kan også bruge søgefeltet til at finde specifikke deltagere og anvende filtre til at indsnævre listen.
For at sende en invitation kan du vælge de relevante deltagere og klikke på Invitér. Du kan også invitere deltagerne under fanen Invitationer.
Invitationer
Gå til fanen Invitationer for at sende invitationer og rykkere.
Her kan du:
- Oprette og administrere invitationsskabeloner
- Sende invitationer til udvalgte deltagere
- Sende rykkere til deltagere
For at oprette en ny invitationsskabelon skal du klikke på Opret ny invitation.
Når du opretter invitationsskabelonen, skal du sørge for at indsætte et link, der giver modtagerne mulighed for at tilmelde sig arrangementet.
For at indsætte et link skal du klikke på Indsæt link i editorens værktøjslinje og vælge Vælg en side på websitet under Linkadresse. Du kan vælge mellem forskellige linkmuligheder, herunder:
- Arrangementsbeskrivelse – linker til arrangementets forside, hvis du har en.
- Tilmelding – linker direkte til tilmeldingssiden.
Du kan også vælge at indsætte et Nej tak (jeg ønsker ikke at deltage)-link, hvis du vil give modtagerne mulighed for at afslå invitationen. Hvis en modtager klikker på dette link, bliver personens status på invitationslisten automatisk opdateret til Nej tak.
Bemærk: Nej tak-linket virker kun for personlige e-mailinvitationer. Det virker ikke på samme måde for gruppemails, fordi gruppemails ikke er knyttet til individuelle modtagere på invitationslisten.
Indtast en linktekst, og klik på Gem. Skriv derefter resten af invitationsteksten, angiv et referencenavn, som kun bruges internt, og gem skabelonen.
Skabelonen vil derefter være synlig i skabelonoversigten.
For at sende invitationen skal du markere den i oversigten og klikke på Gå til udsendelse.
Udsendelsesflowet består af tre trin:
1. Indhold
I trinnet Indhold kan du gennemgå eller redigere den konkrete udsendelse, før den sendes.
Klik på Næste trin, når indholdet er klar.
2. Modtagere
I trinnet Modtagere vælger du, hvem der skal modtage invitationen.
Du kan for eksempel filtrere modtagere efter:
- Deltagerkategori
- Status
Brug Vis personer til manuelt at vælge specifikke personer.
Klik på Næste trin, når modtagerne er valgt.
3. Planlæg
I trinnet Planlæg vælger du, hvornår invitationen skal sendes.
Du kan vælge at sende den:
- Nu
- Senere, hvor du vælger dato og tidspunkt
Klik på Send/planlæg for at udsende invitationen.
Hvis du planlægger en udsendelse, vises den under Planlagte udsendelser, indtil den er sendt.
Du kan se alle sendte e-mails under Kommunikation og Sendte e-mails.
Følg op på svar og send rykkere
Når invitationerne er sendt, kan du følge med i svarene både fra Invitationslisten og fanen Deltagere.
På invitationslisten viser kolonnen Status den aktuelle status for hver potentiel deltager, for eksempel om personen er inviteret, endnu ikke er inviteret eller har afslået invitationen.
Potentielle deltagere, der er inviteret via personlige e-mailadresser, bliver på invitationslisten, indtil de tilmelder sig arrangementet. Når en deltager gennemfører sin tilmelding, fjernes personen automatisk fra Invitationslisten og tilføjes til Deltagerlisten.
Det giver dig mulighed for at holde styr på:
- Hvem der endnu ikke er blevet inviteret
- Hvem der endnu ikke har svaret på invitationen
- Hvem der har takket nej invitationen
- Hvem der har tilmeldt sig arrangementet
- Hvem der eventuelt skal have en rykker
Send rykkere
For at sende rykkere til deltagere, der endnu ikke har svaret, skal du gå til Invitér og ryk og derefter Invitationer.
Klik på Opret ny invitation, og opret en e-mailskabelon til rykkeren med et tilmeldingslink. Du kan også inkludere et Nej tak-link, hvis det er relevant.
Når rykkerskabelonen er oprettet, skal du markere den i oversigten og klikke på Gå til udsendelse af rykkere.
Systemet anvender automatisk filtre, så rykkeren kun sendes til modtagere, der endnu ikke har svaret på invitationen.
Udsendelsen af rykkeren følger den samme tretrinsproces som udsendelse af invitationer:
- Indhold – Gennemgå og rediger rykkerens indhold.
- Modtagere – Kontrollér de automatisk valgte modtagere.
- Planlæg – Vælg, om rykkeren skal sendes nu eller på et senere tidspunkt.
Klik på Send/Planlæg for at udsende rykkeren.
