Die Registerkarte Einladen und erinnern wird verwendet, um potenzielle Teilnehmende zu verwalten, Einladungen zu versenden und Erinnerungen nachzuverfolgen. Dazu müssen Sie Teilnehmende über das Conference Manager-System einladen.
Wenn Sie Teilnehmende lediglich außerhalb des Systems einladen möchten, klicken Sie hier, um eine entsprechende Anleitung zu öffnen.
Potenzielle Teilnehmende hinzufügen
Zunächst müssen Sie potenzielle Teilnehmende zur Einladungsliste hinzufügen.
Gehen Sie zu Einladen und erinnern und Einladungsliste, klicken Sie auf Potenzielle Teilnehmende hinzufügen und wählen Sie anschließend Persönliche E-Mail-Adressen.
Sie können Teilnehmende auf zwei Arten hinzufügen:
- Teilnehmendendaten manuell eingeben
- Eine Excel-Datei mit den erforderlichen Informationen hochladen
- Wenn Sie eine Datei hochladen, werden Sie aufgefordert, die persönlichen Datenfelder in Conference Manager den Spalten Ihrer Datei zuzuordnen.
Einladungsliste
Nachdem potenzielle Teilnehmende hinzugefügt wurden, erscheinen sie in der Einladungsliste.
In der Einladungsliste können Sie eine oder mehrere Personen auswählen und folgende Aktionen durchführen:
- Die ausgewählten Teilnehmenden in eine Excel-Datei exportieren
- E-Mails direkt an die ausgewählten Teilnehmenden senden
- SMS-Nachrichten an die ausgewählten Teilnehmenden senden
- Den Status der ausgewählten Teilnehmenden ändern
- Teilnehmende manuell anmelden
- Ausgewählte Teilnehmende aus der Liste löschen
Außerdem können Sie das Suchfeld verwenden, um bestimmte Teilnehmende zu finden, und Filter einsetzen, um die Liste einzugrenzen.
Um eine Einladung zu versenden, können Sie die gewünschten Teilnehmenden auswählen und auf Einladen klicken. Sie können Teilnehmende auch über die Registerkarte Versendungen einladen.
Versendungen
Um Einladungen und Erinnerungen zu versenden, wechseln Sie zur Registerkarte Versendungen.
Hier können Sie:
- Einladungsvorlagen erstellen und verwalten
- Einladungen an ausgewählte Teilnehmende senden
- Erinnerungen an Teilnehmende versenden
Um eine neue Einladungsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf Eine neue Einladung erstellen.
Beim Erstellen der Einladungsvorlage sollten Sie einen Link einfügen, über den sich die eingeladenen Personen für die Veranstaltung anmelden können.
Klicken Sie dazu in der Symbolleiste des Editors auf Link einfügen und wählen Sie unter Linkadresse die Option Seite auf der Website wählen. Anschließend stehen Ihnen unter anderem folgende Linkoptionen zur Verfügung:
- Veranstaltungsbeschreibung – verweist auf die Veranstaltungsseite (falls vorhanden).
- Anmeldung – führt direkt zur Anmeldeseite.
Optional können Sie auch den Link Nein, danke (Ich werde nicht teilnehmen) einfügen, damit Empfängerinnen und Empfänger die Einladung ablehnen können. Wenn eine Person auf diesen Link klickt, wird ihr Status in der Einladungsliste automatisch auf Nein, danke gesetzt.
Geben Sie einen Linktext ein und klicken Sie auf Speichern. Verfassen Sie anschließend den restlichen Einladungstext, vergeben Sie einen Referenznamen (nur für Ihre interne Verwendung) und speichern Sie die Vorlage.
Die Vorlage erscheint anschließend in der Vorlagenübersicht.
Um die Einladung zu versenden, markieren Sie die Vorlage in der Übersicht und klicken Sie auf Zum Versand gehen. Der Versand besteht aus drei Schritten:
1. Inhalt
Im Schritt Inhalt können Sie den konkreten Versand vor dem Senden überprüfen und bearbeiten.
Klicken Sie auf Nächster Schritt, wenn der Inhalt fertig ist.
2. Filter
Im Schritt Filter wählen Sie aus, wer die Einladung erhalten soll.
Sie können die Empfänger beispielsweise nach folgenden Kriterien filtern:
- Teilnahmekategorie
- Status
Mit Teilnehmende anzeigen können Sie einzelne Personen manuell auswählen.
Klicken Sie auf Nächster Schritt, sobald die Empfänger ausgewählt wurden.
3. Planen
Im Schritt Planen legen Sie fest, wann die Einladung versendet werden soll.
Sie können wählen zwischen:
- Jetzt
- Später (anschließend Datum und Uhrzeit auswählen)
Klicken Sie auf Senden/Planen, um die Einladung sofort zu versenden oder zu planen.
Antworten verfolgen und Erinnerungen versenden
Nachdem Einladungen versendet wurden, können Sie die Rückmeldungen sowohl in der Einladungsliste als auch in der Registerkarte Teilnehmende verfolgen.
Potenzielle Teilnehmende bleiben in der Einladungsliste, bis sie sich für die Veranstaltung anmelden. Sobald eine Person die Anmeldung abgeschlossen hat, wird sie automatisch aus der Einladungsliste entfernt und in der Registerkarte Teilnehmende angezeigt.
So behalten Sie den Überblick über:
- Personen, die noch nicht auf die Einladung reagiert haben
- Personen, die sich bereits angemeldet haben
- Personen, die eine Erinnerung erhalten sollten
Erinnerungen versenden
Um Erinnerungen an Personen zu senden, die noch nicht reagiert haben, gehen Sie zu Einladen und erinnern und Versendungen.
Klicken Sie auf Eine neue Einladung erstellen und erstellen Sie eine Erinnerungsvorlage mit einem Anmeldelink. Falls erforderlich, können Sie auch einen Nein, danke-Link einfügen.
Nachdem die Erinnerungsvorlage erstellt wurde, markieren Sie diese in der Übersicht und klicken auf Zum Senden von Erinnerungen gehen.
Das System setzt automatisch Filter, sodass die Erinnerung nur an Empfänger gesendet wird, die noch nicht auf die Einladung reagiert haben.
Der Versand der Erinnerung folgt denselben drei Schritten wie der Versand von Einladungen:
- Inhalt – Erinnerungstext überprüfen und bearbeiten
- Filter – Automatisch ausgewählte Empfänger kontrollieren
- Planen – Festlegen, ob die Erinnerung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden soll
Klicken Sie auf Senden/Planen, um die Erinnerung zu versenden.
