Fliken Bjud in och påminn används för att administrera potentiella deltagare, skicka inbjudningar och följa upp med påminnelser. För att göra detta behöver du bjuda in deltagare via Conference Manager-systemet.
Om du bara vill bjuda in deltagare utanför systemet kan du läsa mer i guiden här.
Lägg till potentiella deltagare
Först behöver du lägga till potentiella deltagare i inbjudningslistan.
Gå till Bjud in och påminn, Inbjudningslista och klicka på Lägg till potentiella deltagare.
Du kan välja mellan Personliga e-postadresser och Gruppmejl.
Personliga e-postadresser
Använd detta alternativ om du vill lägga till kända deltagare i inbjudningslistan. Du kan lägga till deltagare manuellt eller ladda upp en extern fil med relevant deltagarinformation.
När du lägger till personliga e-postadresser manuellt kan du välja deltagarkategori och ange information som förnamn, efternamn och e-postadress.
Om du laddar upp en fil blir du ombedd att matcha kolumnerna i filen med personuppgiftsfälten i Conference Manager.
Personliga e-postadresser används för personliga inbjudningar. Det innebär att varje inbjuden person kan följas individuellt. När en person registrerar sig via sin personliga inbjudan flyttas personen från inbjudningslistan till deltagarlistan.
Gruppmejl
Använd detta alternativ om du vill skicka en inbjudan till en gemensam eller allmän e-postadress där de exakta mottagarna inte är kända i förväg. Mottagare som får inbjudan kan sedan registrera sig till en av de öppna deltagarkategorierna.
Du kan lägga till gruppmejl manuellt genom att ange ett gruppnamn och en gruppadress, eller så kan du ladda upp en extern fil med flera gruppmejl.
Om du laddar upp en fil med gruppmejl blir du ombedd att matcha kolumnerna i filen med fälten Gruppnamn och Gruppmejl.
Observera att gruppmejl inte är personliga inbjudningar. Det innebär att mottagare inte följs individuellt i inbjudningslistan. När någon registrerar sig via en inbjudan till ett gruppmejl flyttas gruppmejlet inte från inbjudningslistan till deltagarlistan, och du kan inte se exakt vem som registrerade sig från den specifika e-postadressen.
Inbjudningslista
När potentiella deltagare har lagts till visas de i Inbjudningslistan.
Från Inbjudningslistan kan du välja en eller flera deltagare och utföra följande åtgärder:
- exportera de valda deltagarna till en Excel-fil
- skicka e-post direkt till valda deltagare
- skicka SMS till valda deltagare
- ändra status för valda deltagare
- registrera deltagare manuellt
- ta bort valda deltagare från listan
Du kan också använda sökfältet för att hitta specifika deltagare och använda filter för att begränsa listan.
För att skicka en inbjudan kan du välja de relevanta deltagarna och klicka på Bjud in. Du kan också bjuda in deltagarna under fliken Inbjudningar.
Inbjudningar
För att skicka inbjudningar och påminnelser går du till fliken Inbjudningar.
Här kan du:
- skapa och administrera inbjudningsmallar
- skicka inbjudningar till valda deltagare
- skicka påminnelser till deltagare
Klicka på Ställ in ny inbjudan för att skapa en ny inbjudningsmall.
När du skapar inbjudningsmallen ska du se till att infoga en länk som gör det möjligt för mottagarna att registrera sig till evenemanget.
För att infoga en länk klickar du på Infoga länk i redigerarens verktygsfält och väljer Välj en sida på webbplatsen under Länkadress. Du kan välja mellan olika länkalternativ, bland annat:
- Evenemangsbeskrivning – länkar till evenemangets startsida, om du har en sådan.
- Registrering – länkar direkt till registreringssidan.
Du kan också välja att infoga en Nej tack (jag vill inte delta)-länk om du vill att mottagarna ska kunna tacka nej till inbjudan. Om en mottagare klickar på den här länken uppdateras personens status i Inbjudningslistan automatiskt till Nej tack.
Observera: Nej tack-länken fungerar endast för personliga e-postinbjudningar. Den fungerar inte på samma sätt för gruppmejl, eftersom gruppmejl inte är kopplade till enskilda mottagare i inbjudningslistan.
Ange en länktext och klicka på Spara. Ange sedan resten av inbjudningstexten, ge mallen ett referensnamn, som endast används internt, och spara mallen.
Mallen visas därefter i mallöversikten.
För att skicka inbjudan markerar du den i översikten och klickar på Gå till utskick.
Utskicksflödet består av tre steg:
1. Innehåll
I steget Innehåll kan du granska eller redigera det specifika utskicket innan det skickas.
Klicka på Nästa steg när innehållet är klart.
2. Mottagare
I steget Mottagare väljer du vilka som ska få inbjudan.
Du kan till exempel filtrera mottagarna efter:
- deltagarkategori
- status
Använd Visa personer för att välja specifika personer manuellt.
Klicka på Nästa steg när mottagarna har valts.
3. Schemaläggning
I steget Schemaläggning väljer du när inbjudan ska skickas.
Du kan välja att skicka den:
- nu
- senare, där du väljer datum och tid
Klicka på Skicka/Schemalägg för att skicka eller schemalägga inbjudan.
Om du schemalägger ett utskick visas det under Schemalagda utskick tills det har skickats.
Du kan se alla skickade e-postmeddelanden under Kommunikation och Skickade e-postmeddelanden.
Följ upp svar och skicka påminnelser
När inbjudningarna har skickats kan du följa upp svar både från Inbjudningslistan och fliken Deltagare.
I Inbjudningslistan visar kolumnen Status den aktuella statusen för varje potentiell deltagare, till exempel om personen har bjudits in, ännu inte har bjudits in eller har tackat nej till inbjudan.
Potentiella deltagare som bjudits in via personliga e-postadresser ligger kvar i Inbjudningslistan tills de registrerar sig till evenemanget. När en deltagare slutför sin registrering tas deltagaren automatiskt bort från Inbjudningslistan och läggs till i Deltagarlistan.
Det gör det möjligt att hålla koll på:
- vem som ännu inte har bjudits in
- vem som ännu inte har svarat på inbjudan
- vem som har tackat nej till inbjudan
- vem som har registrerat sig till evenemanget
- vem som kan behöva en påminnelse
Skicka påminnelser
För att skicka påminnelser till deltagare som ännu inte har svarat går du till Bjud in och påminn och Inbjudningar.
Klicka på Ställ in ny inbjudan och skapa en påminnelsemall med en registreringslänk. Du kan också inkludera en Nej tack-länk om det behövs.
När påminnelsemallen har skapats markerar du den i översikten och klickar på Gå till utskick av påminnelser.
Systemet använder automatiskt filter så att påminnelsen endast skickas till mottagare som ännu inte har svarat på inbjudan.
Utskicket av påminnelsen följer samma trestegsprocess som när du skickar inbjudningar:
- Innehåll – granska och redigera påminnelsemeddelandet.
- Mottagare – kontrollera de automatiskt valda mottagarna.
- Schemaläggning – välj om påminnelsen ska skickas nu eller vid ett senare tillfälle.
Klicka på Skicka/Schemalägg för att skicka eller schemalägga påminnelsen.
