Mit der Funktion Sitzplätze können Sie einen Sitz- oder Buchungsplan für Ihre Veranstaltung erstellen. So können Teilnehmende während der Anmeldung einen bestimmten Sitzplatz, Tisch, Stand, Messestand, Ausstellungsbereich oder einen anderen buchbaren Platz auswählen.
Nutzen Sie Sitzpläne für Veranstaltungen mit festen Sitzplätzen, Ausstellungen mit Ständen, Abendessen mit Tischplätzen, Workshops mit begrenzten Plätzen oder andere Setups, bei denen Teilnehmende einen bestimmten Ort oder Platz auswählen sollen.
Bitte beachten: Für die Nutzung der Funktion Sitzplätze fallen Gebühren an. Um mehr zu erfahren, oben rechts in Conference Manager auf den eigenen Namen klicken und zu Module gehen.
In dieser Anleitung wird erklärt, wie ein Chart erstellt wird, wie festgelegt wird, für wen es verfügbar sein soll, wie der Chart-Typ ausgewählt wird, wie buchbare Plätze erstellt und beschriftet werden, wie Chart-Kategorien verwendet werden, wie Informationen zur Platzreservierung hinzugefügt werden und wie das Chart aktiviert wird, wenn es fertig ist.
Zu Veranstaltung → Sitzplätze gehen und auf Chart hinzufügen klicken, um ein neues Chart zu erstellen.
Wenn Sie ein Chart erstellen, können Sie Folgendes definieren:
Name und Beschreibung
Geben Sie dem Chart einen Namen und fügen Sie bei Bedarf weitere Informationen hinzu.
Verfügbar für
Wählen Sie aus, für wen das Chart verfügbar sein soll. Sie können ein Chart entweder mit Teilnahmekategorien oder Wahlleistungen verknüpfen.
Sie können Teilnahmekategorien verwenden, wenn das Chart auf Grundlage des Teilnahmetyps verfügbar sein soll, zum Beispiel für Standard-Teilnehmende, VIP-Gäste oder Begleitpersonen.
Sie können Wahlleistungen verwenden, wenn das Chart nur verfügbar sein soll, nachdem eine teilnehmende Person eine bestimmte Wahlleistung ausgewählt hat, zum Beispiel ein Standpaket, eine Dinner-Option, einen Workshop oder eine Standwahl.
Chart-Typ
Wählen Sie den Chart-Typ aus, den Sie erstellen möchten.
Für einfachere Layouts können Sie ein einfaches Chart erstellen. Das eignet sich für kleinere Veranstaltungsorte, Standbereiche, Meetingräume, Tischlayouts oder andere Setups, bei denen Sie nur eine einfache Auswahl buchbarer Plätze benötigen.
Für größere oder komplexere Veranstaltungsorte können Sie Bereiche und Etagen verwenden. Das ist hilfreich für Theater, Stadien, Konzerthallen oder Veranstaltungsorte mit mehreren Bereichen oder Ebenen.
Referenz-Chart
Wenn Sie bereits einen Raumplan, Sitzplan oder ein Layout des Veranstaltungsorts haben, können Sie diesen hochladen und beim Zeichnen des Charts als Referenz verwenden. So können Sie ein bestehendes Layout leichter nachbauen und Sitzplätze, Tische, Stände oder andere buchbare Plätze korrekt platzieren.
Chart-Layout erstellen
Nach Auswahl des Chart-Typs öffnet sich der Chart-Editor. Hier erstellen Sie die buchbaren Plätze, die Teilnehmende während der Anmeldung auswählen können.
Wenn Sie ein Referenz-Chart hochgeladen haben, können Sie es beim Zeichnen des Layouts als visuelle Hilfe verwenden.
Tools im Chart-Editor verwenden
Im Chart-Editor verwenden Sie die Tools auf der linken Seite, um das Layout aufzubauen und anzupassen.
Mit den Tools können Sie Objekte auswählen und bearbeiten, buchbare Plätze erstellen und visuelle Elemente wie Beschriftungen, Formen, Linien, Bilder, Bühnen, Eingänge oder andere Markierungen hinzufügen.
Die wichtigste Unterscheidung besteht zwischen interaktiven Objekten und visuellen Elementen.
Interaktive Objekte sind die Plätze, die Teilnehmende auswählen und buchen können, zum Beispiel Sitzplätze, Tische, Messestände, Stände oder andere buchbare Plätze.
Visuelle Elemente helfen dabei, das Chart verständlicher zu machen. Dazu gehören zum Beispiel Beschriftungen, Formen, Bühnen, Eingänge, Hintergrundbilder oder andere Details zum Veranstaltungsort.
Sie können außerdem das Menü für die Auswahlebene verwenden, um auszuwählen, mit welchen Objekttypen Sie arbeiten möchten, zum Beispiel alle Objekte, interaktive Objekte, Hintergrundelemente, Vordergrundelemente oder Umgebung.
Buchbare Plätze erstellen
Im Chart-Editor können Sie je nach Veranstaltungssetup verschiedene Arten von buchbaren Plätzen erstellen.
Für Sitzplatzlayouts können Sie Sitzplätze als Reihen, Reihenblöcke oder einzelne Sitzplätze hinzufügen. Das eignet sich für Konferenzräume, Theater oder andere Layouts mit nummerierten Sitzplätzen.
Sie können auch Tische, Messestände, Stände oder andere buchbare Objekte erstellen. Das ist hilfreich für Tischplatzierungen bei Abendessen, Ausstellungen, Sponsorenbereiche, Workshops oder Setups, bei denen Teilnehmende einen bestimmten Tisch, Stand oder Platz auswählen sollen.
Achten Sie darauf, jeden buchbaren Platz eindeutig zu beschriften, zum Beispiel mit Reihenbuchstaben, Sitzplatznummern, Tischnummern, Standnamen oder Standnummern. Diese Beschriftungen erscheinen, wenn Teilnehmende einen Platz auswählen, und helfen Administrator:innen, Buchungen später zu prüfen.
Chart-Kategorien verwenden
Sie können Sitzplätzen oder buchbaren Plätzen Chart-Kategorien zuweisen. Mit Chart-Kategorien können Sie Plätze nach Bereich, Typ oder Preisniveau gruppieren, zum Beispiel Standardsitzplätze, VIP-Sitzplätze, Messestände, Stände oder Premiumbereiche.
Bitte beachten: Chart-Kategorien sind nicht dasselbe wie Teilnahmekategorien in Conference Manager. Teilnahmekategorien legen fest, wer während der Anmeldung Zugriff auf das Chart hat. Chart-Kategorien verwenden Sie dagegen im Chart-Editor, um die buchbaren Plätze zu organisieren und voneinander zu unterscheiden.
Um das Chart verständlicher zu machen, können Sie visuelle Elemente wie Beschriftungen, Formen, Bühnen, Eingänge, Treppen oder andere Markierungen hinzufügen. So helfen Sie Teilnehmenden, das Layout des Veranstaltungsorts leichter wiederzuerkennen.
Wenn das Chart-Layout fertig ist, speichern Sie das Chart.
Sobald Sie das Chart erstellt haben, erscheint es unter Ihr Chart. Von hier aus können Sie das Chart bearbeiten, die Buchungsübersicht öffnen oder das Chart-Setup verwalten.
Sie können außerdem Information bei der Platzreservierung hinzufügen. Das System zeigt diesen Text Teilnehmenden, wenn sie während der Anmeldung zum Schritt für die Sitzplatzauswahl kommen. Nutzen Sie den Text, um zu erklären, wie die Platzauswahl funktioniert oder worauf Teilnehmende achten sollten, bevor sie einen Platz auswählen.
Wenn das Chart fertig ist, auf Aktivieren klicken. Teilnehmende können das Chart während der Anmeldung erst verwenden, nachdem es aktiviert wurde.
Hinweis: Sobald ein Chart aktiviert wurde, kann es nicht wieder deaktiviert werden. Stellen Sie daher vor dem Aktivieren sicher, dass das Chart fertig ist und mit den richtigen Teilnahmekategorien oder Wahlleistungen verknüpft ist.
Wenn die Veranstaltung für die Anmeldung geöffnet ist, können Teilnehmende aus den verfügbaren Plätzen wählen, die mit ihrer Teilnahmekategorie oder ausgewählten Wahlleistung verknüpft sind. Das System erfasst, welche Plätze verfügbar sind und welche bereits gebucht wurden.
Ausgewählte Sitzplätze anzeigen
Sobald sich Teilnehmende anmelden, können Sie ausgewählte Sitzplätze anzeigen, indem Sie beim relevanten Chart auf Buchungsübersicht klicken. So erhalten Sie eine Übersicht der Buchungen für dieses Chart.
Für eine detailliertere Teilnehmendenübersicht zu Teilnehmende → Weitere Listen → Sitzplätze gehen. Hier sehen Sie ausgewählte Sitzplätze oder buchbare Plätze, einschließlich Informationen wie Chart, Bereich, Reihe, Sitzplatz und Angaben zu Teilnehmenden — abhängig vom Chart-Setup.
