Die Registerkarte Einladen und erinnern wird verwendet, um potenzielle Teilnehmende zu verwalten, Einladungen zu versenden und Erinnerungen nachzuverfolgen. Dazu müssen Sie Teilnehmende über das Conference Manager-System einladen.
Wenn Sie Teilnehmende lediglich außerhalb des Systems einladen möchten, klicken Sie hier, um eine entsprechende Anleitung zu öffnen.
Potenzielle Teilnehmende hinzufügen
Zunächst müssen Sie potenzielle Teilnehmende zur Einladungsliste hinzufügen.
Gehen Sie zu Einladen und erinnern, Einladungsliste, und klicken Sie auf Potenzielle Teilnehmende hinzufügen.
Sie können zwischen persönlichen E-Mail-Adressen und Gruppen-E-Mails wählen.
Persönliche E-Mail-Adressen
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie bekannte Teilnehmende zur Einladungsliste hinzufügen möchten. Sie können Teilnehmende manuell hinzufügen oder eine externe Datei mit den relevanten Teilnehmendeninformationen hochladen.
Wenn Sie persönliche E-Mail-Adressen manuell hinzufügen, können Sie die Teilnehmendenkategorie auswählen und Informationen wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse eingeben.
Wenn Sie eine Datei hochladen, werden Sie gebeten, die Spalten in Ihrer Datei den Feldern für persönliche Informationen im Conference Manager zuzuordnen.
Persönliche E-Mail-Adressen werden für persönliche Einladungen verwendet. Das bedeutet, dass jede eingeladene Person individuell nachverfolgt werden kann. Wenn sich eine Person über ihre persönliche Einladung registriert, wird sie von der Einladungsliste in die Teilnehmendenliste verschoben.
Gruppen-E-Mails
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine Einladung an eine gemeinsame oder allgemeine E-Mail-Adresse senden möchten, bei der die genauen Empfänger im Voraus nicht bekannt sind. Empfänger, die die Einladung erhalten, können sich anschließend für eine der offenen Teilnehmendenkategorien registrieren.
Sie können Gruppen-E-Mails manuell hinzufügen, indem Sie einen Gruppennamen und eine Gruppen-E-Mail-Adresse eingeben, oder Sie können eine externe Datei mit mehreren Gruppen-E-Mails hochladen.
Wenn Sie eine Datei mit Gruppen-E-Mails hochladen, werden Sie gebeten, die Spalten in Ihrer Datei den Feldern Gruppenname und Gruppen-E-Mail zuzuordnen.
Bitte beachten Sie, dass Gruppen-E-Mails keine persönlichen Einladungen sind. Das bedeutet, dass Empfänger in der Einladungsliste nicht individuell nachverfolgt werden. Wenn sich jemand über eine Gruppen-E-Mail-Einladung registriert, wird der Gruppen-E-Mail-Eintrag nicht von der Einladungsliste in die Teilnehmendenliste verschoben, und Sie können nicht genau nachverfolgen, wer sich über diese spezifische E-Mail registriert hat.
Einladungsliste
Nachdem potenzielle Teilnehmende hinzugefügt wurden, erscheinen sie in der Einladungsliste.
In der Einladungsliste können Sie eine oder mehrere Personen auswählen und folgende Aktionen durchführen:
- Die ausgewählten Teilnehmenden in eine Excel-Datei exportieren
- E-Mails direkt an die ausgewählten Teilnehmenden senden
- SMS-Nachrichten an die ausgewählten Teilnehmenden senden
- Den Status der ausgewählten Teilnehmenden ändern
- Teilnehmende manuell anmelden
- Ausgewählte Teilnehmende aus der Liste löschen
Außerdem können Sie das Suchfeld verwenden, um bestimmte Teilnehmende zu finden, und Filter einsetzen, um die Liste einzugrenzen.
Um eine Einladung zu versenden, können Sie die gewünschten Teilnehmenden auswählen und auf Einladen klicken. Sie können Teilnehmende auch über die Registerkarte Versendungen einladen.
Einladungen
Um Einladungen und Erinnerungen zu versenden, wechseln Sie zur Registerkarte Einladungen.
Hier können Sie:
- Einladungsvorlagen erstellen und verwalten
- Einladungen an ausgewählte Teilnehmende senden
- Erinnerungen an Teilnehmende versenden
Um eine neue Einladungsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf Eine neue Einladung erstellen.
Beim Erstellen der Einladungsvorlage sollten Sie einen Link einfügen, über den sich die eingeladenen Personen für die Veranstaltung anmelden können.
Klicken Sie dazu in der Symbolleiste des Editors auf Link einfügen und wählen Sie unter Linkadresse die Option Seite auf der Website wählen. Anschließend stehen Ihnen unter anderem folgende Linkoptionen zur Verfügung:
- Veranstaltungsbeschreibung – verweist auf die Veranstaltungsseite (falls vorhanden).
- Anmeldung – führt direkt zur Anmeldeseite.
Sie können außerdem einen Link Nein danke (Ich werde nicht teilnehmen) einfügen, wenn Sie möchten, dass Empfänger die Einladung ablehnen können. Wenn ein Empfänger auf diesen Link klickt, wird sein Status in der Einladungsliste automatisch auf Nein danke aktualisiert. Bitte beachten Sie: Der Link Nein danke funktioniert nur bei persönlichen E-Mail-Einladungen. Er funktioniert nicht auf dieselbe Weise bei Gruppen-E-Mails, da Gruppen-E-Mails nicht mit einzelnen Empfängern in der Einladungsliste verknüpft sind.
Geben Sie einen Linktext ein und klicken Sie auf Speichern. Verfassen Sie anschließend den restlichen Einladungstext, vergeben Sie einen Referenznamen (nur für Ihre interne Verwendung) und speichern Sie die Vorlage.
Die Vorlage erscheint anschließend in der Vorlagenübersicht.
Um die Einladung zu versenden, markieren Sie die Vorlage in der Übersicht und klicken Sie auf Zum Versand gehen.
Der Versand besteht aus drei Schritten:
1. Inhalt
Im Schritt Inhalt können Sie den konkreten Versand vor dem Senden überprüfen und bearbeiten.
Klicken Sie auf Nächster Schritt, wenn der Inhalt fertig ist.
2. Filter
Im Schritt Filter wählen Sie aus, wer die Einladung erhalten soll.
Sie können die Empfänger beispielsweise nach folgenden Kriterien filtern:
- Teilnahmekategorie
- Status
Mit Teilnehmende anzeigen können Sie einzelne Personen manuell auswählen.
Klicken Sie auf Nächster Schritt, sobald die Empfänger ausgewählt wurden.
3. Planen
Im Schritt Planen legen Sie fest, wann die Einladung versendet werden soll.
Sie können wählen zwischen:
- Jetzt
- Später (anschließend Datum und Uhrzeit auswählen)
Klicken Sie auf Senden/Planen, um die Einladung sofort zu versenden oder zu planen.
Antworten verfolgen und Erinnerungen versenden
Nachdem Einladungen versendet wurden, können Sie die Rückmeldungen sowohl über die Einladungsliste als auch über die Registerkarte Teilnehmende verfolgen.
In der Einladungsliste zeigt die Spalte Status den aktuellen Status jeder potenziell teilnehmenden Person an, zum Beispiel ob die Person eingeladen wurde, noch nicht eingeladen wurde oder die Einladung abgelehnt hat.
Potenzielle Teilnehmende, die über persönliche E-Mail-Adressen eingeladen wurden, bleiben in der Einladungsliste, bis sie sich für die Veranstaltung registrieren. Sobald eine teilnehmende Person ihre Registrierung abgeschlossen hat, wird sie automatisch aus der Einladungsliste entfernt und der Teilnahmeliste hinzugefügt.
So können Sie Folgendes nachverfolgen:
- wer möglicherweise eine Erinnerung benötigt
- wer noch nicht eingeladen wurde
- wer noch nicht auf die Einladung reagiert hat
- wer die Einladung abgelehnt hat
- wer sich für die Veranstaltung registriert hat
Erinnerungen versenden
Um Erinnerungen an Personen zu senden, die noch nicht reagiert haben, gehen Sie zu Einladen und erinnern und Einladungen.
Klicken Sie auf Eine neue Einladung erstellen und erstellen Sie eine Erinnerungsvorlage mit einem Anmeldelink. Falls erforderlich, können Sie auch einen Nein, danke-Link einfügen.
Nachdem die Erinnerungsvorlage erstellt wurde, markieren Sie diese in der Übersicht und klicken auf Zum Senden von Erinnerungen gehen.
Das System setzt automatisch Filter, sodass die Erinnerung nur an Empfänger gesendet wird, die noch nicht auf die Einladung reagiert haben.
Der Versand der Erinnerung folgt denselben drei Schritten wie der Versand von Einladungen:
- Inhalt – Erinnerungstext überprüfen und bearbeiten
- Filter – Automatisch ausgewählte Empfänger kontrollieren
- Planen – Festlegen, ob die Erinnerung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden soll
Klicken Sie auf Senden/Planen, um die Erinnerung zu versenden.
