Senden von Dateien via E-Mail

Wenn Sie E-Mails aus dem System senden, können Sie Links zu Ihren Dateien einfügen, sodass die Empfänger diese durch Klicken auf den Link öffnen können.
Sie können mithilfe dieser zwei Schritte PDF-Dateien, Word-Dokumente, PowerPoint-Folien und Ähnliches an Ihre Teilnehmer senden.

1. Datei hochladen

Die Download-Seite kann Ihre Dokumente während aller Phasen Ihrer Veranstaltung speichern, und Sie können auch entscheiden, ob diese Seite für Ihre Teilnehmer zugänglich sein soll.
Im ersten Schritt müssen Sie die Datei auf Ihre Download-Seite hochladen, damit Sie sie in Ihren E-Mails verwenden können.

• Auf Website klicken
• Auf Design und Aktivierung klicken
• Auf Website-Designer öffnen klicken

Falls Sie die Download-Seite noch nicht erstellt haben, müssen Sie diese im Website Designer erstellen.

• Auf das Symbol für Seiten im linken Panel klicken
• Auf Neue Seite klicken
• Die Vorlage Downloads im Drop-down-Menü auswählen

Nun haben Sie verschiedene Einstellungen für die Download-Seite. Sie können entscheiden, ob diese Seite Teil Ihrer Veranstaltungsseite sein oder aus dem Menü entfernt werden soll. Außerdem können Sie den Zugriff auf diese Seite beschränken.

• Wenn die Seite eingestellt ist, auf Dateien hinzufügen klicken

Das Medienarchiv wird nun geöffnet. In der linken Seitenleiste können Sie den relevanten Ordner auswählen, in der Sie die Datei speichern möchten.

• Auf Dateien hochladen oben rechts klicken
• Auf Dateien zum Hochladen auswählen oder Dateien hierher ziehen klicken
• Die gewünschte Datei im Datei-Explorer auswählen und auf Hochladen klicken
• Auf die hochgeladene Datei im Ordner klicken, damit sie einen grünen Umriss bekommt, und auf Ausführen klicken
• Auf Erstellen klicken und Ihre Fortschritte speichern

Navigieren Sie nun zurück zur Administration, um die Datei in Ihrer E-Mail verwenden zu können.

2. Link zur Datei erstellen

In diesem Schritt erstellen Sie einen Hyperlink zur gewünschten Datei.
Sie können in verschiedenen E-Mails im System auf eine Datei verlinken, einschließlich Einladungen, Materialversand und weiteren E-Mails unter Nachrichten.

• In Ihre E-Mail im System gehen
• Den Cursor in das Textfeld setzen, wo der Link erscheinen soll
• Auf Link einfügen klicken
• Schreiben Sie einen Linktext, z.B. „Datei hier herunterladen“.
• Auf Datei auf der Seite mit dem Namen „Downloads“ auf Ihrer Website bei der Auswahl der Link-URL klicken
• Die gewünschte Datei auswählen, sodass sie grau markiert wird
• Auf Speichern klicken

Nun sehen Sie, dass der Link-Text unterstrichen und blau ist. Wenn Ihre Teilnehmer auf den Hyperlink klicken, werden sie direkt zur Datei weitergeleitet.

Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail fertigzustellen und zu testen, bevor Sie sie versenden.