Om du råkat välja fel, och valt Avregistrerade deltagare måste fortfarande betala i stället för Avregistrerade deltagare ska inte betalanär du har avregistrerat en deltagare,kan det skapa ett felaktigt saldo i systemet.
Det som händer:
- Systemet utgår från att deltagaren fortfarande ska betala.
- Det kan skapa ett negativt saldo (t.ex. –1 SEK) i bokföringen.
- Om deltagaren redan har betalat kan du inte skapa en kreditnota, och återbetalningen fungerar inte.
För att rätta till felet och nollställa saldot, följ stegen nedan:
Slå ifrån automatiskt utskick
Om du använder automatiskt utskick av fakturor ska det först slås ifrån:
- Gå till Evenemanget, Bekräftelse och biljett och Faktura.
- Stäng av Automatiskt utskick.
Detta hindrar att systemet skickar ut en felaktig faktura medans du fixar ordern.
Hitta den avregistrerade deltagaren
- Gå till Deltagare, Övriga listor och Avbokningslista.
- Hitta deltagaren och klicka på namnet för att öppna personuppgift-överblicken.
- Klicka på Starta registrering.
- Kontrollera att alla fält är ifyllda.
- Markera rutan Skicka INTE bekräftelse till deltagare/orderansvarig.
- Klicka på Utför.
Skapa en ny beställning och kreditera den
Så snart deltagaren har registrerats igen, gå till ordern:
- Klicka på Gå till order.
- Klicka på orderraden.
- Skriv ett minustecken framför beloppet (t.ex. ändra 1 SEK till –1 SEK) för att indikera att systemet ska kreditera deltagaren.
- Klicka på Bekräfta.
Skicka kreditnotan
Du kan nu skapa en kreditnota.
- Klicka på Kreditera.
- Svara Ja på Skicka kreditnotan.
Om deltagaren eller orderansvariga har valt att få fakturan via e-post, och du inte vill att kreditnotan skickas, ändra e-postadressen till din egen under Redigera orderansvarig innan du krediterar, och ändra den sedan tillbaka.
Kom ihåg att återbetala deltagaren om denna redan har betalat.
Registrera utbetalningen
- Gå till Översikt over fakturor och klicka på Registrera betalning.
- Välj Utbetalt belopp, ange beloppet du vill nollställa (t.ex. 1 SEK) och lägg till en kommentar för bokföringen – t.ex. ”Manuell korrigering p.g.a. avanmälning”.
- Klicka på Bekräfta.
Avbryt den nya ordern
För att nollställa det felaktiga saldot, avbryt den nya ordern:
- Klicka på Avbryt order.
- Välj Avregistrerade deltagare måste fortfarande betala och klicka på Bekräfta.
Nu tar de två beställningarna ut varandra.
Registrera betalning på den ursprungliga ordern
Se till att saldot på den ursprungliga ordern blir utjämnat (och inte visas som ett negativt belopp):
- Gå till Deltagare och Fakturalista.
- Öppna den ursprungliga fakturan genom att klicka på fakturanumret.
- Gå till Översikt över fakturor och klicka på Registrera betalning.
- Välj Erhållet belopp och ange beloppet som visas i saldot (t.ex. 1 SEK).
- Lägg till en anteckning för bokföringen, t.ex. ”Manuell korrigering för att utjämna saldo efter avbokningsfel”.
- Klicka på Bekräfta.
Nu kommer de två orderna att ta ut varandra och saldot bör vara noll på båda:
Slå på automatiskt utskick igen, om det behövs
Om du använder automatiskt utskick, gå tillbaka till Bekräftelse och biljett och Faktura, och aktivera Automatiskt utskick igen.
Informera bokföringen, om det är aktuellt
Om du använder en bokföringsintegration, meddela ekonomiavdelningen så att de vet om vad du gjort och kan få det att stämma på deras sida.
